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PI Planning vor Ort planen
Beim PI Planning plant ein ganzer Release Train die nächsten acht bis zwölf Wochen: alle Teams, das Produktmanagement und die Business Owner, meist zwei Tage lang und am selben Ort. Was PI Planning ist, erklären viele Seiten. Dieser Ratgeber zeigt den praktischen Teil für Release Train Engineers, Scrum Master und Assistenzen: Ablauf über zwei Tage, Raum für Plenum und Teams, Board und Material, Technik für zugeschaltete Teams, Verpflegung und eine Checkliste.
Was ist PI Planning?
PI Planning (Program Increment Planning) ist ein fester Termin im Scaled Agile Framework, kurz SAFe. Alle Teams eines Agile Release Trains richten sich auf gemeinsame Ziele aus, erkennen Abhängigkeiten und planen die Arbeit der nächsten acht bis zwölf Wochen. Geleitet wird es vom Release Train Engineer.
Scaled Agile empfiehlt, dass möglichst alle physisch zusammen sind. Am Ende stehen die Ziele jedes Teams für das Program Increment und ein Programm-Board, das zeigt, wann welche Funktion fertig wird und wer von wem abhängt (Scaled Agile Framework: PI Planning).
- Wer: ein Release Train mit meist 50 bis 125 Personen in fünf bis zwölf Teams, dazu Business Owner und Produktmanagement
- Wie oft: alle acht bis zwölf Wochen, also vier- bis sechsmal im Jahr
- Wie lange: meist zwei Tage
- Ergebnis: Ziele je Team, Programm-Board, Risiken und eine Vertrauensabstimmung
Ablauf eines PI Plannings über zwei Tage
Ein Beispiel nach der Standard-Agenda von SAFe für zehn Teams im Eventforum Bern. Der Ablauf spielt einmal durch. Tippen Sie auf einen Punkt der Agenda: Der Saalplan zeigt, wo die Teams gerade sind, im Plenum vor der Bühne, an den Teamtischen, im Foyer oder im Untergeschoss, und wie sich das Board füllt.
Beispiel für zehn Teams mit je acht Personen, aufgebaut nach der Standard-Agenda des Scaled Agile Framework (SAFe®), in eigener Darstellung. Die Zeiten sind Richtwerte; den Raumplan stimmen wir mit Ihnen ab.
Raum für den ganzen Release Train
Ein PI Planning wechselt den ganzen Tag zwischen Plenum und Teamarbeit. Am besten arbeiten die Teams im selben Saal, in dem auch das Plenum stattfindet: Sie hören Durchsagen, sehen das Board und klären Fragen am Nachbartisch. Fünf Dinge braucht der Raum.
- Plenum mit Sicht auf die Bühne für Geschäftslage, Vision und die Vorstellung der Pläne.
- Ein Teamtisch je Team mit Platz für Laptops und Unterlagen, beschriftet mit dem Teamnamen.
- Eine lange freie Wand für das Programm-Board, gut erreichbar von allen Tischen.
- Ein separater Raum für das Management-Review am Abend des ersten Tages.
- Ein Foyer für Kaffee, Mittagessen und Gespräche zwischen den Teams.
Fotomontage: die Eventhalle des Eventforum Bern, eingerichtet für acht Teams, mit Pinnwänden als Board und dem digitalen Board auf der LED-Wand. Massgebend ist der Raumplan, den wir mit Ihnen abstimmen.
Im Eventforum Bern
Die Eventhalle hat 380 m² und bis zu 136 Plätze an Seminartischen; das Foyer mit 160 m² schliesst direkt an. Im Untergeschoss liegen die FabrikLounge mit 200 m² und vier Workshopräume mit je 35 m², alle mit einem 65-Zoll-Bildschirm und indirektem Tageslicht, über Lift und Treppe erreichbar. Arbeiten mehr als 136 Personen gleichzeitig an Tischen, prüfen wir die Raumkombination aus Halle und Workshopräumen vorab.
Das Eventforum wird exklusiv vermietet: An Ihren zwei Tagen findet kein zweiter Anlass statt. Wie Tische und Stühle stehen können, zeigt der Ratgeber Bestuhlungsarten.
PI Planning im Eventforum Bern ↗
PI Planning Board und Material
Auf dem Programm-Board steht für jedes Team eine Zeile und für jede Iteration eine Spalte. Die Teams kleben ihre Funktionen als Karten in die Felder, Meilensteine kommen in eine eigene Zeile. Eine rote Schnur verbindet Karten, die voneinander abhängen. So sieht der ganze Train auf einen Blick, wo es eng wird.
- Physisch: Pinnwände nebeneinander als eine lange Wand, Karten in mehreren Farben, Schnur, Nadeln.
- Digital: ein Board im Planungswerkzeug, auf der LED-Wand für alle sichtbar und an den Teamtischen auf mobilen Bildschirmen.
- Je Team: ein Flipchart für Ziele und Risiken, Stifte, Haftzettel und ein Namensschild für den Tisch.
Im Eventforum Bern stehen mehr als 15 Flipcharts und Pinnwände bereit; weiteres Moderationsmaterial bestellen Sie mit der Buchung. Das Board darf über Nacht stehen bleiben, und die Teams arbeiten am zweiten Tag dort weiter, wo sie aufgehört haben.
Technik und verteilte Teams
- Grosse Bildflächen für Folien, Vision und das digitale Board, lesbar bis in die letzte Reihe.
- Ein Bildschirm je Teamtisch, an dem das Team seinen eigenen Plan zeigt und nachführt.
- Mikrofone für die Bühne und zwei Handmikrofone für Fragen aus dem Saal.
- Stabiles WLAN für viele Laptops gleichzeitig: Nennen Sie vorab die Zahl der Geräte und die Werkzeuge, die Sie nutzen.
- Teams an anderen Standorten über Microsoft Teams oder Zoom, mit Bild und Ton aus dem Plenum.
Im Eventforum Bern stehen auf der Bühne zwei 4K-LED-Wände, die sich teilen lassen, etwa für Folien neben dem Board. Für die Teamtische gibt es mobile 65-Zoll-Bildschirme auf Rollständern: Jedes Team zeigt darauf seinen eigenen Plan. Kameras und Ton für die Übertragung sind fest installiert; auf Wunsch übertragen wir das Plenum mit einer eigenen Leitung, getrennt vom WLAN der Gäste (Hybrid und Livestream). Das Technikteam des Eventforums ist an beiden Tagen vor Ort.
Arbeiten Teams aus der Romandie mit, dolmetscht PONTAVOX das Plenum in bis zu vier Sprachen, auch in mehreren Räumen gleichzeitig. Für Ihr eigenes Dolmetscherteam gibt es zwei fest eingebaute Dolmetscherkabinen.
Eventtechnik ↗
Verpflegung über zwei Tage
In der Teamrunde will niemand eine Stunde am Tisch sitzen. Ein Buffet im Foyer lässt die Teams selbst entscheiden, wann sie essen, und Kaffee steht den ganzen Tag bereit. Nach dem ersten Tag hält ein Apéro die Teams zusammen, während die Leitung im Management-Review sitzt. Im Eventforum Bern stimmt der Cateringpartner ZFV aus dem Nachbargebäude jeden Tag auf Ihre Agenda ab (Catering).
Ernährungswünsche erfragen Sie am besten mit der Anmeldung; wir geben sie an die ZFV weiter.
Vorbereitung des PI Plannings
Scaled Agile teilt die Vorbereitung in drei Bereiche: Organisation (Ziele, Teams und Beteiligte sind klar), Inhalt (Geschäftslage, Vision und wichtigste Funktionen liegen vor) und Logistik (Raum, Technik, Material, Verpflegung). Für die Logistik hilft dieser Zeitplan.
- Zu Beginn des Jahres
Termine und OrtAlle PI Plannings des Jahres festlegen und den Ort für jeden Termin reservieren.
- Sechs bis acht Wochen vorher
Raum und LeuteTeams und Personenzahl, Raumplan, zugeschaltete Standorte, Dolmetschen.
- Zwei Wochen vorher
InhalteFolien für Geschäftslage, Vision und Architektur, Board-Vorlage mit Iterationen.
- Eine Woche vorher
FeinschliffDefinitive Personenzahl, Ernährungswünsche, Material, Probe der Zuschaltung.
- Am Morgen von Tag 1
AufbauBoard aufhängen, Teamtische beschriften, Technikprobe mit der Moderation.
Im Eventforum Bern können Sie die Termine eines ganzen Jahres vorab reservieren. Wann Ihr Team am Morgen Zugang hat, vereinbaren wir für jeden Termin.
Checkliste für Ihr PI Planning
Zum Abhaken in der Vorbereitung, vom Termin bis zum Rückblick. Ihr Stand bleibt in diesem Browser gespeichert.
PI Planning im Eventforum Bern
Eventhalle, Foyer, FabrikLounge und vier Workshopräume liegen im selben Gebäude, und an Ihren zwei Tagen findet kein zweiter Anlass statt. Das Board bleibt über Nacht stehen, und die Termine eines Jahres können Sie vorab reservieren.
Senden Sie Daten, Personenzahl und Anzahl Teams über die Buchungsanfrage. Sie erhalten innert 12 Stunden eine erste Offerte.
Häufige Fragen zum PI Planning
Wie lange dauert ein PI Planning?
Meist zwei Tage, alle acht bis zwölf Wochen. Am ersten Tag stellen Leitung und Produktmanagement Lage und Vision vor, die Teams entwerfen ihre Pläne. Am zweiten Tag werden die Pläne angepasst, vorgestellt und mit einer Vertrauensabstimmung abgeschlossen.
Für wie viele Personen braucht es Platz?
Ein Release Train umfasst meist 50 bis 125 Personen in fünf bis zwölf Teams, dazu Business Owner, Produktmanagement und Gäste aus anderen Bereichen. Rechnen Sie mit Plätzen an Tischen für alle, weil die Teams am Laptop und an Unterlagen arbeiten.
Warum ein PI Planning ausserhalb des Büros?
Alle sind zwei Tage am selben Ort, ohne Sitzungen und Telefonate dazwischen. Ein grosser Saal zeigt das ganze Board an einer Wand, und Fragen zwischen Teams lassen sich in zwei Minuten am Nachbartisch klären statt in einer Mail.
Geht ein PI Planning auch hybrid?
Ja. Teams an anderen Standorten werden über Microsoft Teams oder Zoom zugeschaltet. Wichtig sind ein digitales Abbild des Boards, Mikrofone für alle Wortmeldungen im Plenum und eine Person, die die Zugeschalteten im Blick behält.
Wie viele Räume braucht ein PI Planning?
Einen Saal für Plenum und Teamarbeit, ein Foyer für Pausen, einen kleinen Raum für das Management-Review und je nach Teamgrösse zwei bis fünf Gruppenräume für Teams, die Ruhe brauchen.
Wie früh sollen wir den Ort reservieren?
Am besten legen Sie die Termine aller PI Plannings eines Jahres auf einmal fest und reservieren sie gleichzeitig. Im Eventforum Bern ist das möglich: Sie halten so jeden Termin frei, bevor die Kalender der Teams voll sind.
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