Ratgeber · Für Unternehmen und Verwaltungen
Kick-off-Meeting planen
Ein Kick-off-Meeting gibt den Startschuss: für ein Projekt, ein Geschäftsjahr, eine neue Strategie oder eine Organisation nach einem Zusammenschluss. Alle hören dieselbe Botschaft zur selben Zeit, lernen die Verantwortlichen kennen und wissen danach, was als Nächstes kommt. Dieser Ratgeber richtet sich an Organisierende in Unternehmen und Verwaltungen, die ein Kick-off mit 50 bis 300 Personen planen. Er zeigt, wie Sie Ziel und Agenda festlegen, welchen Raum und welche Technik es braucht und wie Sie Mitarbeitende an anderen Standorten einbinden.
Was ist ein Kick-off-Meeting?
Ein Kick-off-Meeting ist die Auftaktsitzung, mit der ein Projekt, ein Programm oder ein Geschäftsjahr beginnt. Alle Beteiligten hören dieselben Ziele, lernen die Verantwortlichen kennen und erfahren, wie die Zusammenarbeit läuft und was als Nächstes kommt. Der Begriff stammt aus dem Fussball: Kick-off heisst Anstoss.
Andere Namen sind Kick-off-Sitzung, Auftaktsitzung, Startsitzung oder Auftaktveranstaltung. Kick-off-Sitzung und Startsitzung meinen meist den Start eines Projekts im kleinen Kreis, Auftaktveranstaltung einen grösseren Anlass mit vielen Teilnehmenden.
Die Ziele eines Kick-off-Meetings
- Alle kennen Ziel, Nutzen und Rahmen des Vorhabens.
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprechpersonen sind geklärt.
- Zeitplan, Meilensteine und die ersten Schritte stehen fest.
- Die Spielregeln der Zusammenarbeit sind vereinbart: Sitzungen, Kanäle, Entscheide.
- Die Beteiligten lernen sich kennen und starten mit derselben Botschaft.
Welches Kick-off planen Sie?
Der Rahmen richtet sich nach Anlass und Teilnehmerzahl. Drei Arten kommen am häufigsten vor.
| Art | Teilnehmende | Dauer | Schwerpunkt |
|---|---|---|---|
| Projekt-Kick-off | Projektteam, Auftraggeber, beteiligte Stellen | zwei bis vier Stunden | Ziele, Rollen, Termine, erste Arbeitspakete |
| Programm- oder Strategie-Kick-off | 50 bis 200 Personen aus mehreren Bereichen | ein Tag | Richtung, Prioritäten, Arbeit in Gruppen |
| Jahres-Kick-off oder Town Hall | ab 100 Mitarbeitenden | halber Tag | Rückblick, Ziele für das Jahr, Fragen an die Geschäftsleitung |
Für ein Projekt-Kick-off im kleinen Kreis reicht oft ein Sitzungszimmer. Sobald mehrere Teams, Standorte oder die ganze Belegschaft dabei sind, braucht es einen Saal mit Bühne, Technik und Platz für Pausen. Wie agile Teams alle acht bis zwölf Wochen gemeinsam planen, zeigt der Ratgeber PI Planning vor Ort planen.
Town Hall Meeting
Ein Town Hall Meeting ist eine Versammlung der ganzen Belegschaft oder eines grossen Bereichs. Die Geschäftsleitung informiert über Lage, Zahlen und Ziele, danach stellen die Mitarbeitenden ihre Fragen. Es dauert oft ein bis zwei Stunden; als Teil eines Jahres-Kick-offs füllt es einen halben Tag. Drei Dinge entscheiden, ob der Austausch gelingt:
- Fragen sammeln: vorab per Formular oder während des Anlasses über ein Umfragewerkzeug, damit auch Zurückhaltende zu Wort kommen.
- Mikrofone im Saal: Handmikrofone für Fragen aus dem Publikum, damit alle im Saal und im Livestream sie verstehen.
- Moderation: eine Person, die Fragen bündelt, nachfragt und die Zeit im Blick hat.
Mitarbeitende an anderen Standorten nehmen über einen Livestream teil und stellen ihre Fragen im Chat. In mehrsprachigen Organisationen kommt Simultandolmetschen dazu.
Ziel und Botschaft festlegen
Klären Sie vor allem anderen drei Fragen. Was sollen die Teilnehmenden danach wissen? Was sollen sie entscheiden oder tun? Welcher Eindruck soll bleiben?
Eine Kernbotschaft in einem Satz hilft allen, die auf der Bühne sprechen. Legen Sie fest, wer eröffnet, wer Ziele und Zahlen erklärt und wer Fragen beantwortet. Bei einem Jahres-Kick-off ist das meist die Geschäftsleitung, bei einem Projekt die Auftraggeberin oder der Auftraggeber.
Agenda mit Zeiten
Beispiel für ein halbtägiges Kick-off mit 150 Personen und Workshops. Die Zeiten sind Richtwerte.
Planen Sie nach 60 bis 90 Minuten eine Pause und für jeden Wechsel zwischen Plenum und Gruppenräumen 5 bis 10 Minuten. Kurze Beiträge von 10 bis 20 Minuten halten die Aufmerksamkeit besser als ein langer Vortrag. Für ein Kick-off mit Kundinnen und Kunden oder Partnern gilt dasselbe, ergänzt um Zeit für Gespräche.
08:30
Ankunft, Kaffee und Namensschilder im Foyer
09:00
Begrüssung und Kernbotschaft
09:15
Rückblick: was erreicht ist
09:40
Ziele und Prioritäten, mit Beispielen aus den Bereichen
10:20
Fragen aus dem Saal
10:40
Pause
11:00
Workshops in Gruppen, parallel in mehreren Räumen
12:00
Ergebnisse im Plenum, je Gruppe drei Minuten
12:30
Abschluss und nächste Schritte
12:45
Mittagessen oder Apéro
Agenda-Vorlage für Ihr Kick-off
- Seite 1: Einladung mit Agenda für ein halbtägiges Kick-off, mit den Zeiten aus dem Beispiel oben
- Seite 2: Ablaufplan für Moderation und Technik mit Zeit, Programmpunkt, Zuständigen und Technik, dazu die Checkliste
- Mit einem Hinweis, wie Sie die Agenda für ein Projekt-Kick-off von zwei bis drei Stunden kürzen
Word-Datei (DOCX), öffnet sich auch in LibreOffice und Pages.
Raum und Bestuhlung
- Vorträge und Fragen: Reihen- oder Konzertbestuhlung mit Blick auf die Bühne.
- Arbeit im Plenum: Bankett- oder Seminarbestuhlung an Tischen.
- Parallele Workshops: Gruppenräume nahe beim Plenum, damit die Wechsel kurz bleiben.
- Ankunft, Pausen und Apéro: ein Foyer neben dem Saal.
Im Eventforum Bern bietet die Eventhalle bis zu 380 Plätze in Konzertbestuhlung oder 136 an Seminartischen. Das Foyer schliesst direkt an, die fünf Workshopräume liegen im Untergeschoss und sind über Lift und Treppe erreichbar. Während des Anlasses steht das Eventforum nur Ihnen zur Verfügung. Wie ein Firmenanlass hier abläuft, zeigt die Seite Firmenanlass.
Bestuhlungsarten mit Platzbedarf ansehen ↗Technik für Bühne und Saal
- Mikrofone für alle, die sprechen: Headset oder Handmikrofon, dazu ein bis zwei Handmikrofone für Fragen aus dem Saal.
- Präsentationen vorab einsammeln, im gleichen Format, und festlegen, wer Videos zuspielt.
- Grosse Bildflächen, damit Zahlen und Grafiken auch in der letzten Reihe lesbar sind.
- Eine Probe mit allen Sprechenden vor dem Einlass.
Im Eventforum Bern stehen auf der Bühne zwei 4K-LED-Wände, die Tonanlage ist auf die volle Halle ausgelegt. Headsets, Hand- und Schwanenhalsmikrofone sind vorhanden, und das Technikteam des Eventforums betreut den Anlass von der Probe bis zum Schluss.
Eventtechnik ↗
Standorte und Sprachen einbinden
Wer nicht vor Ort sein kann, verfolgt das Kick-off im Livestream. Planen Sie dafür eine Person, die Fragen aus dem Chat sammelt und in den Saal bringt, und klären Sie früh, ob die Übertragung intern bleibt und ob Sie aufzeichnen. In mehrsprachigen Organisationen hilft Simultandolmetschen, damit Mitarbeitende aus der Romandie der Rede in ihrer Sprache folgen.
Im Eventforum Bern sind Kameras, Ton und eine eigene Leitung für den Livestream fest installiert; auf Wunsch übertragen wir Ihr Kick-off (Hybrid und Livestream). Für das Dolmetschen gibt es zwei fest eingebaute Dolmetscherkabinen für Ihr eigenes Dolmetscherteam oder PONTAVOX, das KI-Dolmetschen des Eventforums, in bis zu vier Sprachen.
Verpflegung und Ausklang
Kaffee bei der Ankunft und ein Apéro oder Mittagessen zum Schluss geben Zeit für Gespräche zwischen Teams, die sich sonst selten sehen. Rechnen Sie für eine Pause mit 150 Personen 20 bis 30 Minuten.
Im Eventforum Bern stellt der Cateringpartner ZFV aus dem Nachbargebäude Kaffee, Lunch und Apéro im Foyer bereit.
Catering ↗Apéro riche planen ↗
Nachbereitung
Ein Kick-off wirkt, wenn danach etwas folgt. Halten Sie in der Woche nach dem Anlass fest, was gesagt und beschlossen wurde, und sagen Sie, wie es weitergeht.
- Präsentationen und Aufzeichnung innert einer Woche verteilen
- eine kurze Umfrage: Was war klar, was ist offen?
- offene Fragen aus dem Saal beantworten
- nächste Termine und Ansprechpersonen nennen
Checkliste für Ihr Kick-off
Zum Abhaken in der Vorbereitung, vom Ziel bis zur Nachbereitung.
Kick-off im Eventforum Bern
Im Eventforum Bern führen Unternehmen und Verwaltungen ihre Kick-offs durch. Eventhalle, Foyer und Workshopräume liegen im selben Gebäude, und während Ihres Anlasses findet kein zweiter statt.
Senden Sie Datum, Personenzahl und Programm über die Buchungsanfrage. Sie erhalten innert 12 Stunden eine erste Offerte.
Häufige Fragen zum Kick-off-Meeting
Wie lange dauert ein Kick-off-Meeting?
Ein Projekt-Kick-off dauert meist zwei bis vier Stunden. Ein Jahres- oder Strategie-Kick-off mit Workshops füllt einen halben bis ganzen Tag. Mehr als einen Tag lohnt es sich nur mit klar getrennten Programmteilen.
Wie früh soll ich mit der Planung beginnen?
Für ein Kick-off mit über 100 Personen drei bis sechs Monate vorher: zuerst Datum und Raum, dann Agenda und Referierende. Die Einladung geht vier bis sechs Wochen vor dem Termin hinaus.
Was gehört in die Agenda?
Begrüssung und Kernbotschaft, Rückblick, Ziele und Prioritäten, Zeit für Fragen, Arbeit in Gruppen, Ergebnisse und nächste Schritte. Jeder Punkt bekommt eine Zeit und eine verantwortliche Person.
Wie binden wir Mitarbeitende an anderen Standorten ein?
Mit einem Livestream und einer Person, die Fragen aus dem Chat aufnimmt. Wichtig sind gute Mikrofone für alle, die sprechen, sonst verstehen die Zugeschalteten wenig. In mehrsprachigen Organisationen kommt Simultandolmetschen dazu.
Was ist ein Town Hall Meeting?
Eine Versammlung der ganzen Belegschaft oder eines grossen Bereichs, an der die Geschäftsleitung informiert und Fragen beantwortet. Anders als beim Kick-off steht nicht ein Start im Mittelpunkt, sondern der offene Austausch. Manche Unternehmen führen es jedes Quartal durch.
Was bedeutet Kick-off?
Kick-off heisst wörtlich Anstoss, wie im Fussball. Im Beruf steht das Wort für den gemeinsamen Start eines Projekts, eines Programms oder eines Geschäftsjahres, meist mit einem Kick-off-Meeting aller Beteiligten.
Wer nimmt an einem Kick-off-Meeting teil?
Bei einem Projekt das Projektteam, die Auftraggeberin oder der Auftraggeber und die beteiligten Stellen. Bei einem Jahres- oder Strategie-Kick-off die Geschäftsleitung und die Mitarbeitenden der betroffenen Bereiche, oft mit zugeschalteten Standorten.
Gibt es eine Vorlage für die Kick-off-Agenda?
Ja, auf dieser Seite als Word-Datei: Einladung mit Agenda, Ablaufplan für Moderation und Technik und Checkliste. Für ein Projekt-Kick-off von zwei bis drei Stunden lässt sie sich kürzen.
Weitere Ratgeber
Zeitplan, Raum, Programm, Technik und Sprachen. Mit Checkliste für Unternehmen, Verbände und Behörden.
Leitfrage, Gäste und Moderation, Ablauf mit Zeiten, Fragen aus dem Publikum, Bühne und Technik.
Reihen-, Seminar-, Bankett- und U-Form-Bestuhlung. Wofür sie passen, wie viel Fläche sie brauchen und was der Brandschutz verlangt.
Stand: Oktober 2026. Die Zeitangaben sind Richtwerte aus der Planungspraxis, massgebend sind Programm und Termin Ihres Anlasses.