Conseils · Pour les entreprises et les administrations
Organiser un kick-off meeting
Un kick-off meeting donne le coup d'envoi : d'un projet, d'un exercice, d'une nouvelle stratégie ou d'une organisation après une fusion. Tout le monde entend le même message au même moment, fait connaissance avec les responsables et sait ensuite quelle est la prochaine étape. Ce conseil s'adresse aux organisatrices et organisateurs d'entreprises et d'administrations qui préparent un kick-off de 50 à 300 personnes. Il montre comment fixer l'objectif et l'ordre du jour, quelle salle et quelle technique il faut et comment associer les collaborateurs d'autres sites.
Qu'est-ce qu'un kick-off meeting ?
Un kick-off meeting est la séance de lancement d'un projet, d'un programme ou d'un exercice. Toutes les personnes concernées entendent les mêmes objectifs, font connaissance avec les responsables et apprennent comment se déroule la collaboration et ce qui vient ensuite. Le terme vient du football : kick-off signifie coup d'envoi.
On parle aussi de réunion de kick-off, de réunion de lancement, de réunion de démarrage ou d'événement de lancement. Réunion de kick-off et réunion de démarrage désignent le plus souvent le lancement d'un projet en petit comité, événement de lancement une manifestation plus importante avec de nombreux participants.
Les objectifs d'un kick-off meeting
- Tout le monde connaît l’objectif, l’utilité et le cadre du projet.
- Les rôles, les responsabilités et les personnes de contact sont clarifiés.
- Le calendrier, les jalons et les premières étapes sont fixés.
- Les règles de la collaboration sont convenues : séances, canaux, décisions.
- Les participants font connaissance et démarrent avec le même message.
Quel kick-off organisez-vous ?
Le cadre dépend de l'occasion et du nombre de participants. Trois types sont les plus fréquents.
| Type | Participants | Durée | Contenu principal |
|---|---|---|---|
| Kick-off de projet | équipe de projet, mandant, services concernés | deux à quatre heures | objectifs, rôles, échéances, premiers lots de travail |
| Kick-off de programme ou de stratégie | 50 à 200 personnes de plusieurs secteurs | une journée | orientation, priorités, travail en groupes |
| Kick-off annuel ou Town Hall | dès 100 collaborateurs | une demi-journée | bilan, objectifs de l’année, questions à la direction |
Pour un kick-off de projet en petit comité, une salle de réunion suffit souvent. Dès que plusieurs équipes, plusieurs sites ou l'ensemble du personnel participent, il faut une salle avec scène, technique et place pour les pauses. Le conseil Planifier un PI Planning sur site montre comment des équipes agiles planifient ensemble toutes les huit à douze semaines.
Town Hall Meeting
Un Town Hall Meeting réunit l'ensemble du personnel ou un grand secteur. La direction informe sur la situation, les chiffres et les objectifs, puis les collaborateurs posent leurs questions. Il dure souvent une à deux heures ; intégré à un kick-off annuel, il occupe une demi-journée. Trois éléments décident de la réussite de l'échange :
- Recueillir les questions : à l’avance par formulaire ou pendant l’événement avec un outil de sondage, pour que les personnes plus réservées prennent aussi la parole.
- Micros dans la salle : des micros à main pour les questions du public, afin que toute la salle et le public de la diffusion en direct les comprennent.
- Animation : une personne qui regroupe les questions, relance et garde un œil sur le temps.
Les collaborateurs d'autres sites suivent l'événement en diffusion en direct et posent leurs questions dans le chat. Dans les organisations multilingues s'ajoute l'interprétation simultanée.
Fixer l'objectif et le message
Avant toute chose, clarifiez trois questions. Que doivent savoir les participants ensuite ? Que doivent-ils décider ou faire ? Quelle impression doit rester ?
Un message clé en une phrase aide toutes les personnes qui prennent la parole sur scène. Déterminez qui ouvre, qui explique les objectifs et les chiffres et qui répond aux questions. Pour un kick-off annuel, c'est généralement la direction ; pour un projet, la mandante ou le mandant.
Ordre du jour avec horaires
Exemple de kick-off d'une demi-journée avec 150 personnes et des ateliers. Les horaires sont indicatifs.
Prévoyez une pause après 60 à 90 minutes et 5 à 10 minutes pour chaque passage entre la plénière et les salles de groupe. De courtes interventions de 10 à 20 minutes retiennent mieux l'attention qu'un long exposé. Il en va de même pour un kick-off avec des clientes et clients ou des partenaires, avec du temps en plus pour les échanges.
08:30
Arrivée, café et badges au foyer
09:00
Mot de bienvenue et message clé
09:15
Bilan : ce qui a été atteint
09:40
Objectifs et priorités, avec des exemples des différents secteurs
10:20
Questions de la salle
10:40
Pause
11:00
Ateliers en groupes, en parallèle dans plusieurs salles
12:00
Résultats en plénière, trois minutes par groupe
12:30
Conclusion et prochaines étapes
12:45
Repas de midi ou apéritif
Modèle d'ordre du jour pour votre kick-off
- Page 1 : invitation avec ordre du jour pour un kick-off d’une demi-journée, avec les horaires de l’exemple ci-dessus
- Page 2 : plan de déroulement pour l’animation et la technique avec horaire, point du programme, responsables et technique, plus la liste de contrôle
- Avec une indication sur la manière de raccourcir l’ordre du jour pour un kick-off de projet de deux à trois heures
Fichier Word (DOCX), s'ouvre aussi dans LibreOffice et Pages.
Salle et disposition
- Exposés et questions : disposition en rangs (théâtre), face à la scène.
- Travail en plénière : disposition en banquet ou en salle de classe, à des tables.
- Ateliers en parallèle : des salles de groupe proches de la plénière, pour que les déplacements restent courts.
- Arrivée, pauses et apéritif : un foyer à côté de la salle.
À l'Eventforum Bern, la salle événementielle offre jusqu'à 380 places en disposition théâtre ou 136 à des tables de séminaire. Le foyer est directement attenant, les cinq espaces ateliers se trouvent au sous-sol et sont accessibles par ascenseur et par escalier. Pendant votre événement, l'Eventforum est à votre seule disposition. La page Événement d'entreprise montre comment se déroule ici un événement d'entreprise.
Voir les types de disposition et la surface nécessaire ↗Technique pour la scène et la salle
- Des micros pour toutes les personnes qui parlent : micro-casque ou micro à main, plus un ou deux micros à main pour les questions de la salle.
- Recueillir les présentations à l’avance, dans le même format, et définir qui lance les vidéos.
- De grandes surfaces d’image, pour que chiffres et graphiques soient lisibles jusqu’au dernier rang.
- Une répétition avec toutes les personnes qui interviennent, avant l’ouverture des portes.
À l'Eventforum Bern, deux murs LED 4K se trouvent sur la scène et la sonorisation est dimensionnée pour la salle pleine. Micros-casques, micros à main et micros col de cygne sont disponibles, et l'équipe technique de l'Eventforum accompagne l'événement de la répétition jusqu'à la fin.
Technique événementielle ↗
Associer les sites et les langues
Les personnes qui ne peuvent pas être sur place suivent le kick-off en diffusion en direct. Prévoyez une personne qui recueille les questions du chat et les relaie dans la salle, et clarifiez tôt si la diffusion reste interne et si vous enregistrez. Dans les organisations multilingues, l'interprétation simultanée permet aux collaborateurs de Suisse romande de suivre les interventions dans leur langue.
À l'Eventforum Bern, caméras, son et une ligne dédiée à la diffusion en direct sont installés à demeure ; sur demande, nous diffusons votre kick-off (événements hybrides et streaming). Pour l'interprétation, il y a deux cabines d'interprétation fixes pour votre propre équipe d'interprètes, ou PONTAVOX, l'interprétation IA de l'Eventforum, dans jusqu'à quatre langues.
Restauration et moment convivial
Un café à l'arrivée et un apéritif ou un repas de midi pour terminer laissent du temps aux échanges entre des équipes qui se voient rarement. Pour une pause avec 150 personnes, comptez 20 à 30 minutes.
À l'Eventforum Bern, le partenaire de restauration ZFV, installé dans le bâtiment voisin, sert café, lunch et apéritif au foyer.
Restauration ↗Organiser un apéritif dînatoire ↗
Suivi
Un kick-off produit son effet si quelque chose suit. Dans la semaine qui suit l'événement, consignez ce qui a été dit et décidé, et indiquez comment les choses se poursuivent.
- Diffuser les présentations et l’enregistrement dans la semaine
- un bref sondage : qu’est-ce qui était clair, qu’est-ce qui reste ouvert ?
- répondre aux questions de la salle restées ouvertes
- communiquer les prochaines dates et les personnes de contact
Liste de contrôle pour votre kick-off
À cocher pendant la préparation, de l'objectif au suivi.
Kick-off à l'Eventforum Bern
Des entreprises et des administrations organisent leurs kick-offs à l’Eventforum Bern. Salle événementielle, foyer et espaces ateliers se trouvent dans le même bâtiment, et aucun autre événement n’a lieu pendant le vôtre.
Envoyez la date, le nombre de personnes et le programme via la demande de réservation. Vous recevez une première offre dans les 12 heures.
Questions fréquentes sur le kick-off meeting
Combien de temps dure un kick-off meeting ?
Un kick-off de projet dure généralement deux à quatre heures. Un kick-off annuel ou stratégique avec des ateliers occupe une demi-journée à une journée entière. Plus d’une journée ne se justifie qu’avec des parties de programme clairement séparées.
Combien de temps à l'avance faut-il commencer la planification ?
Pour un kick-off de plus de 100 personnes, trois à six mois avant : d’abord la date et la salle, puis l’ordre du jour et les intervenants. L’invitation part quatre à six semaines avant la date.
Que contient l'ordre du jour ?
Mot de bienvenue et message clé, bilan, objectifs et priorités, temps pour les questions, travail en groupes, résultats et prochaines étapes. Chaque point reçoit un horaire et une personne responsable.
Comment associer les collaborateurs d'autres sites ?
Avec une diffusion en direct et une personne qui recueille les questions du chat. De bons micros pour toutes les personnes qui parlent sont essentiels, sinon les personnes connectées à distance comprennent mal. Dans les organisations multilingues s’ajoute l’interprétation simultanée.
Qu'est-ce qu'un Town Hall Meeting ?
Une réunion de l’ensemble du personnel ou d’un grand secteur, lors de laquelle la direction informe et répond aux questions. Contrairement au kick-off, l’accent n’est pas mis sur un lancement, mais sur l’échange ouvert. Certaines entreprises l’organisent chaque trimestre.
Que signifie kick-off ?
Kick-off signifie littéralement coup d’envoi, comme au football. Dans le monde professionnel, le mot désigne le lancement commun d’un projet, d’un programme ou d’un exercice, généralement avec un kick-off meeting réunissant toutes les personnes concernées.
Qui participe à un kick-off meeting ?
Pour un projet, l’équipe de projet, la mandante ou le mandant et les services concernés. Pour un kick-off annuel ou stratégique, la direction et les collaborateurs des secteurs concernés, souvent avec des sites connectés à distance.
Existe-t-il un modèle pour l'ordre du jour d'un kick-off ?
Oui, sur cette page, sous forme de fichier Word : invitation avec ordre du jour, plan de déroulement pour l’animation et la technique et liste de contrôle. Pour un kick-off de projet de deux à trois heures, il se laisse raccourcir.
Autres conseils
Calendrier, salle, programme, technique et langues. Avec liste de contrôle pour entreprises, fédérations et autorités.
Question centrale, invités et animation, déroulement avec horaires, questions du public, scène et technique.
Disposition en rangs, en salle de classe, en banquet et en U. À quoi elles conviennent, quelle surface elles demandent et ce qu'exige la protection incendie.
État : octobre 2026. Les indications de temps sont des valeurs indicatives issues de la pratique ; font foi le programme et la date de votre événement.