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Planifier un PI Planning sur site
Lors du PI Planning, tout un Release Train planifie les huit à douze semaines suivantes : toutes les équipes, la gestion de produit et les Business Owners, généralement pendant deux jours et au même endroit. De nombreuses pages expliquent ce qu'est le PI Planning. Ce conseil en montre la partie pratique pour les Release Train Engineers, les Scrum Masters et les assistantes et assistants : déroulement sur deux jours, place pour la plénière et les équipes, board et matériel, technique pour les équipes connectées à distance, restauration et une liste de contrôle.
Qu'est-ce que le PI Planning ?
Le PI Planning (Program Increment Planning) est un rendez-vous fixe du Scaled Agile Framework, en abrégé SAFe. Toutes les équipes d'un Agile Release Train s'alignent sur des objectifs communs, identifient les dépendances et planifient le travail des huit à douze semaines suivantes. Il est dirigé par le Release Train Engineer.
Scaled Agile recommande que tout le monde soit, dans la mesure du possible, physiquement réuni. À la fin, on dispose des objectifs de chaque équipe pour le Program Increment et d'un programme board qui montre quand quelle fonctionnalité sera prête et qui dépend de qui (Scaled Agile Framework : PI Planning).
- Qui : un Release Train de 50 à 125 personnes en général, réparties en cinq à douze équipes, plus les Business Owners et la gestion de produit
- À quelle fréquence : toutes les huit à douze semaines, soit quatre à six fois par an
- Durée : généralement deux jours
- Résultat : objectifs par équipe, programme board, risques et un vote de confiance
Déroulement d'un PI Planning sur deux jours
Un exemple selon l'agenda standard de SAFe pour dix équipes à l'Eventforum Bern. Le déroulement se joue une fois. Touchez un point de l'agenda : le plan de salle montre où se trouvent les équipes à ce moment-là, en plénière devant la scène, aux tables des équipes, dans le foyer ou au sous-sol, et comment le board se remplit.
Exemple pour dix équipes de huit personnes, construit selon l’agenda standard du Scaled Agile Framework (SAFe®), présenté à notre façon. Les horaires sont indicatifs ; nous convenons du plan de salle avec vous.
De la place pour tout le Release Train
Un PI Planning alterne toute la journée entre plénière et travail en équipe. Le mieux est que les équipes travaillent dans la salle où se tient aussi la plénière : elles entendent les annonces, voient le board et règlent leurs questions à la table voisine. La salle doit offrir cinq choses.
- Une plénière avec vue sur la scène pour le contexte métier, la vision et la présentation des plans.
- Une table par équipe avec de la place pour les ordinateurs portables et les documents, marquée du nom de l’équipe.
- Un long mur libre pour le programme board, facilement accessible depuis toutes les tables.
- Une salle séparée pour la revue de direction le soir du premier jour.
- Un foyer pour le café, le repas de midi et les échanges entre les équipes.
Photomontage : la salle événementielle de l'Eventforum Bern, aménagée pour huit équipes, avec des panneaux d'affichage comme board et le board numérique sur le mur LED. Le plan de salle que nous convenons avec vous fait foi.
À l'Eventforum Bern
La salle événementielle fait 380 m² et offre jusqu'à 136 places à des tables de séminaire ; le foyer de 160 m² lui est directement attenant. Au sous-sol se trouvent la FabrikLounge de 200 m² et quatre salles d'atelier de 35 m² chacune, toutes avec un écran de 65 pouces et la lumière du jour indirecte, accessibles par ascenseur et escalier. Si plus de 136 personnes travaillent en même temps à des tables, nous vérifions au préalable la combinaison de la salle événementielle et des salles d'atelier.
L'Eventforum est loué en exclusivité : pendant vos deux jours, aucun autre événement n'a lieu. Le conseil Types de disposition montre comment les tables et les chaises peuvent être placées.
PI Planning à l'Eventforum Bern ↗
PI Planning : board et matériel
Sur le programme board, chaque équipe a une ligne et chaque itération une colonne. Les équipes collent leurs fonctionnalités sous forme de cartes dans les cases, et les jalons ont leur propre ligne. Une ficelle rouge relie les cartes qui dépendent les unes des autres. Ainsi, tout le Train voit d'un coup d'œil où cela devient serré.
- Physique : des panneaux d’affichage côte à côte formant un long mur, des cartes de plusieurs couleurs, de la ficelle, des épingles.
- Numérique : un board dans l’outil de planification, visible par tous sur le mur LED et sur des écrans mobiles aux tables des équipes.
- Par équipe : un flipchart pour les objectifs et les risques, des stylos, des notes autocollantes et un chevalet avec le nom de l’équipe pour la table.
À l'Eventforum Bern, plus de 15 flipcharts et panneaux d'affichage sont à disposition ; vous commandez le matériel d'animation supplémentaire avec la réservation. Le board peut rester en place pendant la nuit, et le deuxième jour, les équipes reprennent là où elles se sont arrêtées.
Technique et équipes réparties
- De grandes surfaces d’affichage pour les présentations, la vision et le board numérique, lisibles jusqu’au dernier rang.
- Un écran par table d’équipe, sur lequel l’équipe montre et met à jour son propre plan.
- Des micros pour la scène et deux micros à main pour les questions de la salle.
- Un Wi-Fi stable pour de nombreux ordinateurs portables en même temps : indiquez à l’avance le nombre d’appareils et les outils que vous utilisez.
- Des équipes sur d’autres sites via Microsoft Teams ou Zoom, avec l’image et le son de la plénière.
À l'Eventforum Bern, la scène compte deux murs LED 4K qui peuvent être divisés, par exemple pour les présentations à côté du board. Pour les tables des équipes, il y a des écrans mobiles de 65 pouces sur pieds à roulettes : chaque équipe y montre son propre plan. Les caméras et le son pour la retransmission sont installés à demeure ; sur demande, nous retransmettons la plénière par une ligne dédiée, séparée du Wi-Fi des invités (Événements hybrides et streaming). L'équipe technique de l'Eventforum est sur place les deux jours.
Si des équipes de Suisse romande participent, PONTAVOX interprète la plénière dans jusqu'à quatre langues, également dans plusieurs salles à la fois. Pour votre propre équipe d'interprètes, deux cabines d'interprétation sont installées à demeure.
Technique événementielle ↗
Restauration sur deux jours
Pendant la session de travail en équipe, personne ne veut rester une heure à table. Un buffet dans le foyer laisse les équipes décider elles-mêmes quand elles mangent, et le café est disponible toute la journée. Après le premier jour, un apéritif garde les équipes ensemble pendant que la direction siège en revue de direction. À l'Eventforum Bern, le partenaire de restauration ZFV, installé dans le bâtiment voisin, s'aligne chaque jour sur votre agenda (Restauration).
Le mieux est de demander les préférences alimentaires lors de l'inscription ; nous les transmettons à ZFV.
Préparation du PI Planning
Scaled Agile divise la préparation en trois domaines : organisation (les objectifs, les équipes et les parties prenantes sont clairs), contenu (le contexte métier, la vision et les principales fonctionnalités sont prêts) et logistique (salle, technique, matériel, restauration). Pour la logistique, ce calendrier vous aide.
- En début d'année
Dates et lieuFixer tous les PI Plannings de l'année et réserver le lieu pour chaque date.
- Six à huit semaines avant
Salle et participantsÉquipes et nombre de personnes, plan de salle, sites connectés à distance, interprétation.
- Deux semaines avant
ContenusPrésentations pour le contexte métier, la vision et l'architecture, modèle de board avec les itérations.
- Une semaine avant
Derniers réglagesNombre définitif de personnes, préférences alimentaires, matériel, test de la connexion à distance.
- Le matin du jour 1
InstallationAccrocher le board, identifier les tables des équipes, test technique avec l'animation.
À l'Eventforum Bern, vous pouvez réserver à l'avance les dates de toute une année. L'heure à laquelle votre équipe a accès le matin est convenue pour chaque date.
Liste de contrôle pour votre PI Planning
À cocher pendant la préparation, de la date jusqu'à la rétrospective. Votre progression reste enregistrée dans ce navigateur.
PI Planning à l'Eventforum Bern
La salle événementielle, le foyer, la FabrikLounge et quatre salles d’atelier se trouvent dans le même bâtiment, et aucun autre événement n’a lieu pendant vos deux jours. Le board reste en place pendant la nuit, et vous pouvez réserver à l’avance les dates de toute une année.
Envoyez les dates, le nombre de personnes et le nombre d’équipes via la demande de réservation. Vous recevez une première offre dans les 12 heures.
Questions fréquentes sur le PI Planning
Combien de temps dure un PI Planning ?
Généralement deux jours, toutes les huit à douze semaines. Le premier jour, la direction et la gestion de produit présentent le contexte et la vision, et les équipes ébauchent leurs plans. Le deuxième jour, les plans sont ajustés, présentés et conclus par un vote de confiance.
Pour combien de personnes faut-il prévoir de la place ?
Un Release Train compte généralement 50 à 125 personnes en cinq à douze équipes, plus les Business Owners, la gestion de produit et des invités d’autres secteurs. Prévoyez des places à des tables pour tout le monde, car les équipes travaillent sur ordinateur portable et avec des documents.
Pourquoi un PI Planning hors du bureau ?
Tout le monde est au même endroit pendant deux jours, sans réunions ni appels téléphoniques entre-temps. Une grande salle montre tout le board sur un seul mur, et les questions entre équipes se règlent en deux minutes à la table voisine plutôt que par e-mail.
Un PI Planning peut-il aussi se faire en mode hybride ?
Oui. Les équipes d’autres sites sont connectées via Microsoft Teams ou Zoom. L’important, ce sont une image numérique du board, des micros pour toutes les prises de parole en plénière et une personne qui garde un œil sur les participants à distance.
De combien de salles un PI Planning a-t-il besoin ?
Une salle pour la plénière et le travail en équipe, un foyer pour les pauses, une petite salle pour la revue de direction et, selon la taille des équipes, deux à cinq salles de groupe pour les équipes qui ont besoin de calme.
Combien de temps à l'avance faut-il réserver le lieu ?
Le mieux est de fixer en une fois les dates de tous les PI Plannings d’une année et de les réserver en même temps. C’est possible à l’Eventforum Bern : vous bloquez ainsi chaque date avant que les agendas des équipes soient pleins.
Autres conseils
Objectif, agenda avec horaires, salle et technique. Pour les kick-off de projets, d'années et de programmes avec de nombreux participants.
Calendrier, salle, programme, technique et langues. Avec une liste de contrôle pour les entreprises, les fédérations et les autorités.
Disposition en rangs, en salle de classe, en banquet et en U. À quoi elles conviennent, quelle surface elles demandent et ce qu'exige la protection incendie.
État : octobre 2026. Déroulement selon le Scaled Agile Framework (SAFe) ; les horaires sont des valeurs indicatives, l'agenda et les dates de votre Release Train font foi.