Conseils · Pour les entreprises, fédérations et administrations
Organiser une conférence ou un congrès
Une conférence ou un congrès de 80 à 250 personnes demande plusieurs mois de préparation. Les bonnes dates et les bonnes salles sont vite réservées, les intervenants planifient longtemps à l'avance, et la convocation doit figurer à temps dans les agendas. Ce guide montre quand commencer et par quoi, ce qui compte pour la salle, le programme, la technique et les langues, et ce qu'il faut faire le jour même et après.
Calendrier : quand commencer et par quoi
Les valeurs sont indicatives. Plus il y a de jours, de langues et d'intervenants, plus il faut commencer tôt.
| Étape | Conférence, un jour, 80 à 250 personnes | Congrès sur plusieurs jours |
|---|---|---|
| Fixer l’objectif, le budget et la date, réserver la salle | 6 à 12 mois avant | 12 à 18 mois avant |
| Esquisser le programme, contacter les intervenants | 4 à 6 mois avant | 9 à 12 mois avant |
| Réserver des chambres d’hôtel pour les invités | si nécessaire, 3 à 6 mois avant | 9 à 12 mois avant |
| Envoyer le save the date | 3 à 6 mois avant | 6 à 12 mois avant |
| Envoyer la convocation, ouvrir les inscriptions | 2 à 3 mois avant | 4 à 6 mois avant |
| Fixer la technique, l’interprétation et la restauration | 6 à 8 semaines avant | 2 à 3 mois avant |
| Recueillir les présentations, finaliser le déroulement | 1 à 2 semaines avant | 2 à 4 semaines avant |
| Répétition technique | la veille ou le matin même | le jour du montage |
| Envoyer remerciements, sondage et documents | dans la semaine qui suit | dans la semaine qui suit |
Les dates prisées au printemps et en automne sont souvent réservées tôt. Faites donc votre demande tôt, même si le programme n'est pas encore arrêté.
Objectif et public cible
Avant de chercher une salle, notez ce que l'événement doit atteindre. Une conférence spécialisée transmet des connaissances, le congrès d'une fédération prend des décisions et entretient le réseau, un séminaire des cadres aligne la direction sur des objectifs communs. Le programme, la durée et les besoins en salles en découlent.
Estimez le nombre de participants sous forme de fourchette et notez qui vient, par exemple des membres, des spécialistes, des invités du monde politique et de l'administration ou des participants d'autres régions linguistiques. Clarifiez tôt qui valide le budget et le programme. Souvent, la direction, le service spécialisé et la communication ont leur mot à dire.
Choisir la date et la salle
Pour la date, vérifiez les vacances scolaires, les jours fériés et les autres événements de votre branche. Pour les fédérations et les administrations à Berne, il vaut aussi la peine de consulter les sessions des Chambres fédérales.
- Capacité selon la disposition. En rangs, deux à trois fois plus de personnes trouvent place qu’à des tables. Demandez le nombre pour la disposition dont votre programme a besoin.
- Salles pour le travail en groupe. Si des ateliers ont lieu en parallèle, il vous faut des salles de groupe proches de la plénière.
- Foyer. L’accueil, les pauses, l’apéritif et l’exposition demandent une surface directement à côté de la salle.
- Technique sur place. Présentation, micros, streaming et installation d’interprétation, avec assistance pendant l’événement.
- Restauration. Un traiteur dans le bâtiment ou juste à côté fait gagner du temps à la pause de midi.
- Accessibilité. Transports publics, parkings, accès de plain-pied, ascenseur et toilettes adaptées aux fauteuils roulants.
- Montage et démontage. Quand vous pouvez accéder aux salles et si, sur plusieurs jours, tout peut rester en place.
À l'Eventforum Bern, la salle plénière offre jusqu'à 380 places en rangs ou 136 places à des tables. Le foyer se trouve au même niveau, et cinq salles d'atelier au sous-sol sont accessibles par ascenseur et par escalier. Depuis la gare de Berne, le car postal de la ligne 101 mène jusqu'à l'arrêt Güterbahnhof.
Voir les types de disposition et la place nécessaire ↗
Un programme avec pauses et marges
Après 60 à 90 minutes, une pause est nécessaire. Voici le temps à prévoir.
20 à 30 minutes
Pause-café, pour que les 200 personnes soient toutes servies et qu'il reste du temps pour les échanges.
45 à 60 minutes
Pause de midi avec repas sur place.
5 à 10 minutes
Pour chaque passage entre la plénière et les salles de groupe.
Après le dernier point du programme
Un apéritif laisse du temps pour les échanges.
Sur plusieurs jours
Le premier soir, souvent un repas commun ou une visite guidée de la vieille ville de Berne. Demandez à l'inscription qui y participe.
Échanges et restauration
Les échanges naissent pendant les pauses, quand il y a de la place et du temps. Des mange-debout et des badges bien lisibles y contribuent.
À l'Eventforum Bern, le café, le buffet de midi et l'apéritif sont servis dans le foyer. La restauration est assurée par le partenaire ZFV, juste à côté.
La restauration lors des conférences ↗Intervenants et animation
Contactez les intervenants tôt et envoyez-leur un bref briefing avec le public cible, le thème, le temps de parole et le format. Fixez la date à laquelle la présentation doit vous parvenir et demandez leurs besoins techniques, par exemple un micro serre-tête, un micro à main ou leurs propres vidéos. Réglez les honoraires, les frais et le voyage ainsi que leur accord si vous enregistrez ou diffusez en streaming.
L'animation conduit la journée, veille au temps et relaie les questions de la salle et des participants en ligne. Si des sessions ont lieu en parallèle, chaque salle a besoin d'une personne qui mène la session.
Technique, événement hybride et streaming
Déterminez si toutes les présentations passent par un seul ordinateur portable ou si les intervenants branchent leurs propres appareils. Un ordinateur central fait gagner du temps aux changements. Décidez tôt si l'événement sera hybride ou seulement diffusé en streaming. Lors d'une conférence hybride, les participants en ligne prennent part aux échanges ; lors d'un streaming, ils regardent. Pour les questions en ligne, il faut une personne qui les recueille et les relaie dans la salle.
À l'Eventforum Bern, deux murs LED 4K, des caméras et l'infrastructure de streaming sont installés en permanence, avec une bande passante dédiée à la diffusion. Des intervenants peuvent se connecter à distance via Microsoft Teams ou Zoom. L'équipe technique est sur place pendant le montage, la répétition et l'événement.
Événements hybrides et streaming ↗L'interprétation lors des conférences multilingues
Fixez pour chaque point du programme la langue dans laquelle on parle, les langues vers lesquelles on interprète et la langue des diapositives. L'interprétation simultanée demande des cabines, une installation avec récepteurs et une équipe d'interprètes. Lors d'interventions plus longues, les interprètes travaillent en règle générale à deux par langue. Réservez l'équipe tôt et envoyez-lui le programme, les présentations et une liste des noms et des termes techniques.
À l'Eventforum Bern, des cabines d'interprétation avec technique Televic sont installées en permanence ; l'installation prend en charge jusqu'à quatre langues. Vous organisez vous-même l'équipe d'interprètes. Pour les exposés en allemand standard, en anglais ou en français, l'interprétation IA PONTAVOX est aussi disponible.
Interprétation IA avec PONTAVOX ↗
Convocation et inscription
Un save the date réserve la date. La convocation suit avec le programme, le lieu, l'accès, le délai d'inscription et les éventuels frais. Dans le formulaire d'inscription, demandez ce dont vous avez besoin pour la planification.
Envoyez un rappel avec le programme et l'accès quelques jours avant. Toutes les personnes inscrites ne viennent pas, généralement davantage pour les événements gratuits que pour les événements payants. Convenez avec le lieu et le traiteur jusqu'à quand vous pouvez ajuster le nombre.
- Nom, organisation et fonction pour les badges et la liste des participants
- Participation sur place ou en ligne
- Choix des ateliers ou des sessions
- Langue, si une interprétation est prévue
- Préférences alimentaires et intolérances
- Besoin d’un accès de plain-pied ou d’une autre assistance
Le jour même
Un déroulement indique pour chaque point du programme l'heure, la salle, la personne responsable et la technique. Remettez la même version à toutes les personnes impliquées et répartissez les rôles à l'avance.
Direction générale
Elle décide quand quelque chose s'écarte du plan et reste joignable pour tout le monde.
Accueil et accréditation
Badges, liste des participants et suffisamment de personnel à l'entrée, pour éviter une longue file avant le début.
Intervenants et animation
Une personne accompagne les intervenants à la répétition technique et à leur passage ; lors d'événements hybrides, quelqu'un anime aussi pour les participants en ligne.
Technique, restauration et lieu
Une personne de contact assure le lien avec la technique, la restauration et le lieu, et signale les changements de déroulement.
Plan B
Réfléchissez à l'avance à ce qui se passe si une intervenante annule, si un train a du retard ou si une présentation ne démarre pas. Une copie de toutes les présentations sur une clé USB, un bref programme de remplacement et une liste de numéros de téléphone aident dans bien des cas.
Sur plusieurs jours et après l'événement
Lors d'événements sur plusieurs jours à l'Eventforum Bern, la technique, la disposition de salle et le matériel restent en place pendant la nuit, et un local de stockage accueille caisses, roll-ups et documents. Les heures d'accès le matin sont convenues pour chaque événement. Plus d'informations sur la page Conférences et congrès sur plusieurs jours.
Remerciez les intervenants et les participants dans les premiers jours qui suivent l'événement. Un bref sondage de cinq à huit questions obtient plus de réponses qu'un long questionnaire. Mettez les présentations et l'enregistrement à disposition, pour autant que les intervenants aient donné leur accord. Notez lors d'un bref débriefing ce qui a bien fonctionné et ce que vous changerez. C'est ainsi que commence la planification de la prochaine édition.
Liste de contrôle pour votre conférence
À cocher pendant la préparation, de l'objectif aux remerciements après l'événement.
Objectif, public cible et budget définis
Date vérifiée et salle réservée
Programme avec pauses et marges établi
Intervenants confirmés et informés
Save the date et convocation envoyés
Inscription avec sessions, langue et préférences alimentaires mise en place
Technique, streaming et installation d'interprétation fixés avec le lieu
Équipe d'interprètes réservée et munie des documents
Restauration et apéritif commandés, nombre définitif communiqué
Sur plusieurs jours, hébergements réglés
Déroulement établi, rôles répartis, plan B discuté
Répétition technique effectuée
Remerciements, sondage et documents envoyés après l'événement
Conférences et congrès à l'Eventforum Bern
À l’Eventforum Bern, des fédérations, des administrations et des entreprises organisent leurs conférences et congrès. La salle plénière, le foyer et les salles d’atelier se trouvent dans le même bâtiment, et aucun autre événement n’a lieu pendant le vôtre.
Envoyez la date, le nombre de personnes et le programme via la demande de réservation. Vous recevez une offre individuelle dans les 12 heures.
Questions fréquentes sur l'organisation d'une conférence
Combien de temps à l'avance organise-t-on une conférence ?
Pour une conférence d’une journée avec 80 à 250 personnes, 6 à 12 mois constituent un bon délai de préparation, pour un congrès sur plusieurs jours 12 à 18 mois. Les dates prisées au printemps et en automne sont souvent réservées tôt.
Quelle est la différence entre conférence, congrès et colloque ?
Les termes se recoupent. Une conférence traite le plus souvent d’un thème spécialisé sur un ou deux jours. Un congrès est plus grand, dure souvent plusieurs jours et comporte des sessions parallèles. Un colloque réunit des spécialistes ou des décideurs autour d’une discussion ; en anglais, « conference » désigne aussi la conférence et le congrès.
Que comprend le programme cadre d'une conférence ?
Le plus souvent un apéritif après le dernier point du programme, et lors d’un congrès sur plusieurs jours, en plus, un programme du soir comme un repas commun ou une visite guidée. Prévoyez-le de sorte que les participants soient reposés le lendemain matin.
Faut-il une agence d'organisation de congrès pour un congrès ?
Pas forcément. Avec un calendrier clair et des rôles répartis, une conférence peut aussi être organisée par une petite équipe. Une agence d’organisation de congrès décharge l’équipe lorsqu’il faut gérer de nombreux intervenants, des contingents d’hôtel, une exposition ou des frais de participation.
Autres conseils
Disposition en rangs, en salle de classe, en banquet et en U. À quoi elles conviennent, quelle surface elles demandent et ce qu'exige la protection incendie.
Statuts, calendrier, convocation et déroulement le jour de l'assemblée. Avec liste de contrôle pour associations et fédérations.
Tous les points d'une assemblée générale ordinaire expliqués. Avec modèle Word pour la convocation et le déroulement.
État : octobre 2026. Les durées sont des valeurs indicatives tirées de la pratique ; le programme et la date de votre événement font foi.