Conseils · Pour les associations et fédérations
Organiser une assemblée des délégués
Les grandes associations et fédérations ne votent souvent pas avec tous leurs membres. Elles élisent des délégués qui décident, lors de l’assemblée des délégués, au nom de leur section ou de leur association cantonale. Pour que les décisions soient valables et que la journée se déroule sereinement, il faut des règles claires dans les statuts et une bonne préparation. Ce guide présente le déroulement, du choix de la date jusqu’au procès-verbal.
Qu'est-ce qu'une assemblée des délégués
L'assemblée des délégués reprend les tâches qui reviennent sinon à l'assemblée générale. Elle approuve le rapport annuel et les comptes annuels, élit le comité et se prononce sur les propositions et les modifications des statuts. Les délégués représentent les membres de leur section, de leur association cantonale ou de leur organisation membre.
En droit suisse des associations, l'assemblée générale des membres est l'organe suprême (art. 64 du Code civil suisse, CC). La loi ne mentionne pas d'assemblée des délégués. Ce sont donc les statuts qui en constituent la base. Ils règlent qui est délégué, de combien de voix dispose une section et quelles affaires relèvent de l'assemblée des délégués.
Ce que les statuts devraient régler
En l'absence de règle, la loi s'applique. Les décisions sont alors prises à la majorité des voix des membres présents (art. 67 al. 2 CC). Une décision sur un objet qui n'a pas été annoncé n'est possible que si les statuts le permettent expressément (art. 67 al. 3 CC).
Une décision qui viole la loi ou les statuts peut être attaquée dans un délai d'un mois par un membre qui ne l'a pas approuvée (art. 75 CC). Pour une question juridique concrète, il est utile de consulter ses propres statuts ou un service spécialisé pour les associations.
- combien de délégués chaque section désigne, par exemple selon le nombre de membres
- qui élit les délégués et pour quelle durée
- si les suppléances sont autorisées
- comment et dans quel délai l’assemblée est convoquée
- jusqu’à quand les propositions doivent être déposées
- quelles majorités s’appliquent, par exemple pour les modifications des statuts
- si l’assemblée peut se tenir sous forme hybride
Calendrier, à rebours depuis le jour de l'assemblée
De la date au procès-verbal : les étapes principales et le délai de préparation qu'elles demandent.
9 à 12 mois avant
Fixer la date, réserver la salle, clarifier le budget.
4 à 6 mois avant
Demander aux sections d'annoncer leurs délégués, communiquer le délai pour les propositions.
2 à 3 mois avant
Fixer le programme, les exposés et les invités, discuter de la technique et de la restauration avec le lieu.
Selon les statuts, souvent trois à quatre semaines avant
Envoyer la convocation avec l'ordre du jour et les documents.
1 à 2 semaines avant
Préparer la liste de présence, les cartons de vote et les badges, passer en revue le déroulement avec la direction de l'assemblée.
La veille ou le matin même
Répétition technique avec les présentations, les micros et le système de vote.
Après l'assemblée
Rédiger le procès-verbal, le faire approuver et le remettre aux sections.
Convocation et ordre du jour
La convocation indique la date, l'heure de début, le lieu et toutes les affaires sur lesquelles il faut décider. Les élections, le budget et les modifications des statuts figurent chacun comme un point distinct de l'ordre du jour, les modifications des statuts avec leur libellé exact. Joignez les comptes annuels, le rapport de l'organe de révision et le budget, ou mettez-les à disposition en ligne.
Un modèle avec convocation, ordre du jour et déroulement se trouve dans le guide consacré à l'ordre du jour, sous forme de fichier Word à télécharger.
Ordre du jour : télécharger le modèle ↗
Le jour de l'assemblée
Six points déterminent si l'assemblée se déroule sereinement et de manière juridiquement correcte.
Accréditation
Les délégués se présentent à l'accueil, reçoivent leur carton de vote et leurs documents et sont pointés sur la liste de présence. Prévoyez suffisamment de personnel et de place à l'entrée, pour éviter une longue file avant le début.
Quorum
Au début, la direction de l'assemblée constate combien de délégués et de voix sont présents. Ce nombre figure au procès-verbal.
Scrutateurs et scrutatrices
Ils sont élus au début. Dans les grandes salles, il en faut plusieurs, idéalement une personne par bloc de sièges.
Prises de parole
Qui prend la parole se rend au micro de salle ou reçoit un micro sans fil. Ainsi, tout le monde entend les interventions, et le procès-verbal peut les attribuer.
Votes et élections
Les votes à main levée avec cartons de vote sont les plus rapides. Les élections à bulletin secret demandent des bulletins, des urnes et du temps pour le dépouillement. Un système de vote électronique fait gagner du temps s'il a été testé au préalable avec tous les appareils.
Procès-verbal
Il consigne au moins les présences, les propositions, les résultats des votes et les élections. Un enregistrement audio aide à la vérification, pour autant que tous les participants aient été informés au préalable et aient donné leur accord. Un modèle Word se trouve dans le guide Modèle de procès-verbal.
Salle et technique
- La disposition en rangs offre le plus de places. Si les délégués ont besoin de tables pour leurs documents ou leurs ordinateurs portables, la capacité diminue nettement.
- Si les délégués sont assis par section, les scrutateurs et scrutatrices comptent plus vite. Les invités disposent de leurs propres rangs.
- Un podium pour la présidence et le procès-verbal, un pupitre pour les exposés et au moins deux micros de salle pour les prises de parole.
- Projeter les points de l’ordre du jour, les propositions et les résultats de manière bien lisible, aussi pour le dernier rang.
- Pour les fédérations multilingues, interprétation simultanée avec cabines et récepteurs, présentations dans les deux langues.
- Un foyer pour l’accréditation, les pauses et l’apéritif, proche de la salle.
Liste de contrôle pour votre assemblée des délégués
À cocher pendant la préparation, de la vérification des statuts jusqu'à l'apéritif.
Statuts vérifiés quant au nombre de délégués, aux délais et aux majorités
Date fixée et salle réservée
Délégués de toutes les sections annoncés
Délai pour les propositions communiqué
Convocation avec ordre du jour et documents envoyée dans les délais
Liste de présence, cartons de vote, bulletins et badges prêts
Déroulement avec budget temps par point de l'ordre du jour établi
Répétition technique avec présentations, micros et système de vote effectuée
Rédaction du procès-verbal et scrutateurs et scrutatrices désignés
Restauration et apéritif commandés
Assemblée des délégués à l'Eventforum Bern
À l’Eventforum Bern ont lieu les assemblées générales et assemblées des délégués de fédérations et d’associations. La salle plénière offre jusqu’à 380 places en rangs ou 136 places à des tables, deux murs LED 4K, des micros pour les prises de parole et une installation d’interprétation fixe. L’accréditation et l’apéritif ont lieu dans le foyer, au même niveau.
Plus d’informations sur la page Assemblée générale et assemblée des délégués à Berne. Vous recevez une offre individuelle dans les 12 heures.
Questions fréquentes sur l'assemblée des délégués
Combien de délégués faut-il pour une assemblée des délégués ?
Ce sont les statuts qui le fixent. Souvent, chaque section désigne un nombre de base et, selon le nombre de ses membres, des délégués supplémentaires. La répartition devrait être compréhensible et être arrêtée avant la convocation.
Faut-il un nombre minimal de délégués présents ?
Le droit des associations n’en exige pas. De nombreux statuts fixent toutefois un quorum, par exemple pour les modifications des statuts. Constatez le quorum au début et consignez-le au procès-verbal.
Peut-on voter sur un objet qui ne figure pas à l'ordre du jour ?
Seulement si les statuts le permettent expressément (art. 67 al. 3 CC). C’est pourquoi, en règle générale, aucune décision n’est prise sous « divers ».
Qu'est-ce qu'une assemblée des délégués extraordinaire ?
Une assemblée en dehors du rythme ordinaire, par exemple pour des élections urgentes ou une modification des statuts. Qui peut la convoquer et dans quel délai, ce sont les statuts qui le règlent. Dans une association, le comité doit convoquer une assemblée lorsqu’un cinquième des membres le demande (art. 64 al. 3 CC).
Une assemblée des délégués peut-elle se tenir sous forme hybride ?
Cela dépend des statuts. Sur le plan technique, il faut une transmission de l’image et du son ainsi qu’une procédure permettant d’identifier les participants en ligne et de les faire voter. Pour les sociétés anonymes, le Code des obligations (CO) règle les assemblées générales hybrides et virtuelles depuis 2023 (art. 701c ss CO).
Combien de temps dure une assemblée des délégués ?
La partie statutaire dure une à trois heures selon les affaires. Avec un exposé, une pause et l’apéritif, prévoyez une demi-journée. Un budget temps par point de l’ordre du jour aide la direction de l’assemblée à respecter le plan.
Autres conseils
Tous les points d'une assemblée générale ordinaire expliqués. Avec modèle Word pour la convocation et le déroulement.
Disposition en rangs, en salle de classe, en banquet et en U. À quoi elles conviennent, quelle surface elles demandent et ce qu'exige la protection incendie.
Calendrier, salle, programme, technique et langues. Avec liste de contrôle pour entreprises, fédérations et administrations.
État : octobre 2026. Ce guide ne remplace pas un conseil juridique ; la loi et les statuts font foi.