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Modèle de procès-verbal pour assemblée générale et séance
Un procès-verbal consigne qui a participé à une assemblée ou à une séance, ce qui a été décidé et qui fait quoi d'ici quand. Il informe toutes les personnes absentes et prouve les élections et les décisions, même des années plus tard. Vous trouverez ici un modèle Word pour le procès-verbal d'une assemblée générale et d'une séance de comité ou d'équipe. Vous apprendrez aussi ce que doit contenir chaque procès-verbal et qui le signe.
Le modèle Word pour votre procès-verbal
- Pages 1 et 2 : procès-verbal d’une assemblée générale ordinaire avec les 13 points de notre modèle d’ordre du jour, chacun avec une trame de phrases
- Page 3 : procès-verbal d’une séance de comité ou d’équipe avec décisions et liste des tâches
- Pour les assemblées générales, les assemblées des membres et les assemblées des délégués, libre d’utilisation et adaptable
Fichier Word (DOCX), s'ouvre aussi dans LibreOffice et Pages.
Quel type de procès-verbal choisir ?
Il en existe trois types. Ils se distinguent par la part des débats qui est consignée.
| Type | Ce qui est consigné | Convient pour |
|---|---|---|
| Procès-verbal décisionnel, aussi appelé procès-verbal de résultats | propositions, décisions avec le résultat du vote, élections et tâches | assemblée générale, séance de comité et d’équipe |
| Procès-verbal analytique, en version courte procès-verbal sommaire | en plus, le déroulement de la discussion avec les principaux arguments | affaires controversées, séances de stratégie, séances avec de nombreux absents |
| Procès-verbal intégral | chaque intervention mot pour mot, souvent d’après un enregistrement audio | parlements, rare dans les associations |
Pour la plupart des assemblées et des séances, un procès-verbal décisionnel suffit. Un procès-verbal analytique vaut la peine lorsqu'il faut pouvoir retracer plus tard comment une décision a été prise.
Ce que doit contenir un procès-verbal
Ces indications figurent dans le procès-verbal d'une assemblée générale ou d'une assemblée des membres.
nom de l'organisation, type de séance, date, lieu, heure de début et de fin
présidence, rédaction du procès-verbal, scrutateurs et scrutatrices
personnes présentes et excusées, nombre de membres ayant le droit de vote, liste de présence en annexe
la constatation que la convocation a été envoyée dans les délais et que l'assemblée peut valablement délibérer
les points de l'ordre du jour dans l'ordre de la convocation
chaque proposition dans son texte exact
chaque décision avec le résultat du vote, par exemple « 84 oui, 2 non, 3 abstentions » ou « à l'unanimité »
les élections avec leur résultat et la mention que les personnes élues acceptent leur élection
qui s'est récusé pour une affaire
les tâches avec responsable et délai
les déclarations qu'une personne demande expressément d'inscrire au procès-verbal
lieu, date et signatures
Pour les séances de comité et d'équipe, la date, les personnes présentes, les points de l'ordre du jour, les décisions et les tâches suffisent. Lors d'une assemblée des délégués, consignez la présence par section.
Organiser une assemblée des délégués : déroulement et liste de contrôle ↗Qui tient et signe le procès-verbal
Trois questions à régler avant la séance.
Tenue du procès-verbal
Décidez avant la séance qui tient le procès-verbal. Dans une association, c'est souvent la ou le secrétaire. La personne qui dirige la séance ne devrait pas tenir le procès-verbal en même temps. Lors d'une grande assemblée, une deuxième personne qui note la présence et les résultats des votes est utile.
Signature
La présidence et la personne qui a tenu le procès-verbal signent. La loi l'exige pour la société anonyme et la Sàrl, pour l'association seulement si les statuts le prévoient.
Approbation
Dans une association, c'est en règle générale l'assemblée suivante qui approuve le procès-verbal, sous un point distinct de l'ordre du jour. Le comité et l'équipe l'approuvent à la séance suivante ou par écrit, par exemple avec la phrase « Le procès-verbal est réputé approuvé si aucune objection n'est formulée d'ici au [date]. »
Ce qu'exige la loi
L'association, la société anonyme et la Sàrl obéissent à des règles différentes.
Association
Le droit des associations (art. 60 à 79 CC) ne prescrit pas de procès-verbal. Les règles en la matière figurent, le cas échéant, dans les statuts. Un procès-verbal précis vaut pourtant la peine. Si une décision viole la loi ou les statuts, tout membre qui n’y a pas adhéré peut l’attaquer en justice dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance (art. 75 CC). Le procès-verbal montre alors qui était présent et comment le vote s’est déroulé.
Consignez aussi les récusations. Un membre est privé de son droit de vote lorsque la décision porte sur une affaire ou un procès entre lui et l’association. Il en va de même lorsque son conjoint ou une personne qui lui est apparentée en ligne directe est concerné (art. 68 CC). La page L’assemblée générale d’une association explique comment se déroulent la convocation, les propositions et les élections.
Société anonyme
Le conseil d'administration veille à la tenue du procès-verbal de l'assemblée générale. Celui-ci mentionne au moins les points suivants (art. 702 al. 2 CO) :
- la date, le début et la fin ainsi que la forme et le lieu de l’assemblée générale
- le nombre, l’espèce, la valeur nominale et la catégorie des actions représentées, en indiquant les actions représentées par le représentant indépendant ainsi que par les représentants d’organes et les représentants dépositaires
- les décisions et le résultat des élections
- les demandes de renseignements et les réponses données
- les déclarations dont les actionnaires demandent l’inscription au procès-verbal
- les problèmes techniques significatifs survenus pendant l’assemblée
La présidence et la personne qui a tenu le procès-verbal le signent (art. 702 al. 3 CO). Les actionnaires peuvent exiger que le procès-verbal soit mis à leur disposition dans les 30 jours (art. 702 al. 4 CO). Les séances du conseil d'administration doivent elles aussi faire l'objet d'un procès-verbal, signé par la présidence et la personne qui l'a tenu (art. 713 al. 3 CO).
Sàrl
Pour le procès-verbal de l'assemblée des associés, les dispositions relatives à la société anonyme s'appliquent par analogie (art. 805 al. 5 ch. 7 CO).
Rédiger un procès-verbal : étape par étape
1
Préparer. Reportez dans le modèle les points de l’ordre du jour et les propositions figurant dans la convocation, et préparez la liste de présence. Vous trouverez un modèle de convocation sur la page Modèle d’ordre du jour.
2
Prendre des notes. Notez pour chaque point la décision, le résultat du vote, qui est responsable et d’ici quand. Résumez la discussion en une phrase ou laissez-la de côté.
3
Demander des précisions. Si une proposition n’est pas claire, faites-la répéter avant le vote. Qui souhaite faire inscrire une déclaration au procès-verbal en dicte le texte.
4
Mettre au propre. Le jour même ou le lendemain, tant que les souvenirs sont frais. Écrivez des phrases courtes et complètes, et ne citez des noms que pour les propositions, les élections et les responsabilités.
5
Relire et signer. La personne qui a dirigé la séance relit le procès-verbal, puis toutes deux le signent.
6
Envoyer. Les procès-verbaux de séance sont envoyés en quelques jours aux participants et aux personnes excusées. Dans une association, les membres reçoivent le procès-verbal de l’assemblée générale au plus tard avec la convocation suivante. Ainsi, personne ne doit le lire à l’assemblée.
Procès-verbal d'une séance de comité ou d'équipe
Pour les séances internes, un procès-verbal décisionnel avec liste des tâches suffit. La liste montre d'un coup d'œil ce qui reste ouvert et qui s'en occupe.
| N° | Tâche | Qui | Délai | État |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Demander des offres pour le lieu de l’assemblée | [Nom] | [Date] | ouvert |
| 2 | Remettre les comptes annuels à l’organe de révision | [Nom] | [Date] | réglé |
| 3 | Envoyer la convocation avec l’ordre du jour | [Nom] | [Date] | ouvert |
Inscrivez les tâches ouvertes comme premier point de l'ordre du jour de la séance suivante. Ainsi, chaque tâche reste sur la liste jusqu'à ce qu'elle soit réglée. Pour une courte réunion d'équipe, la liste des tâches suffit souvent.
Modèle à copier
La trame pour l'assemblée générale ordinaire d'une association, avec les points de notre modèle d'ordre du jour. Remplacez les indications entre crochets et, pour chaque décision, [voix] par le résultat du vote. Pour une assemblée des membres ou des délégués, adaptez le titre.
Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire [année]
[Nom de l’association]
Date : [jour de la semaine, date], de [heure] à [heure]
Lieu : [lieu, adresse]
Présidence : [nom, fonction]
Procès-verbal : [nom]
Présents : [nombre] membres ayant le droit de vote, [nombre] invités, liste de présence en annexe
Excusés : [nombre] membres
1. Accueil et constatation du quorum
[Nom] souhaite la bienvenue aux personnes présentes. La convocation a été envoyée dans les délais le [date]. [Nombre] membres ayant le droit de vote sont présents, la majorité absolue est de [nombre]. L’assemblée peut valablement délibérer.
2. Élection des scrutateurs et scrutatrices
Sont élus : [noms].
3. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé sans modification.
4. Procès-verbal de l’assemblée générale du [date]
Le procès-verbal est approuvé avec remerciements à son auteur. [voix]
5. Rapport annuel [année]
[Nom] présente le rapport annuel. Celui-ci est approuvé. [voix]
6. Comptes annuels [année] et rapport de l’organe de révision
[Nom] commente les comptes. L’organe de révision en propose l’approbation. Les comptes annuels sont approuvés. [voix]
7. Décharge au comité
L’assemblée donne décharge au comité. [voix] Les membres du comité ne prennent pas part au vote.
8. Budget [année] et cotisations
Le budget est approuvé, la cotisation s’élève à [montant]. [voix]
9. Élections
[Nom] est élu(e) en qualité de [fonction] pour [durée du mandat]. [voix] [Nom] accepte son élection.
10. Propositions du comité
Proposition : [texte]. La proposition est acceptée. [voix]
11. Propositions des membres
Aucune proposition n’a été déposée.
12. Hommages
[Nom] est honoré(e) pour [motif].
13. Divers
[Informations et dates]. Aucune décision n’est prise.
Clôture de l’assemblée : [heure]
[Lieu, date]
Présidence : [nom, signature]
Procès-verbal : [nom, signature]
Annexes : liste de présence, [autres documents]
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Questions fréquentes sur le procès-verbal
Comment rédiger un procès-verbal ?
Reportez dans un modèle les points de l’ordre du jour figurant dans la convocation. Pendant la séance, notez pour chaque point la décision, le résultat du vote, la personne responsable et le délai. Mettez le procès-verbal au propre le jour même ou le lendemain et, après relecture, envoyez-le dans les jours qui suivent.
Qui signe le procès-verbal d'une assemblée générale ?
La présidence et la personne qui a tenu le procès-verbal. Pour la société anonyme, la loi prescrit ces deux signatures (art. 702 al. 3 CO), et il en va de même pour la Sàrl (art. 805 al. 5 ch. 7 CO). Dans l’association, ce sont les statuts qui en décident.
Le procès-verbal doit-il être lu à l'assemblée ?
Non, la loi ne l’exige pas. L’usage est d’envoyer le procès-verbal avec la convocation ou de le mettre à disposition, puis de l’approuver sous le point « Procès-verbal ». Vérifiez si vos statuts prévoient autre chose.
Combien de temps faut-il conserver un procès-verbal ?
Ni le droit des associations ni la règle de conservation du Code des obligations ne fixent de délai propre aux procès-verbaux. Cette règle impose dix ans pour les livres, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision (art. 958f CO), et les associations l’appliquent par analogie à leur comptabilité (art. 69a CC). Conservez les procès-verbaux au moins aussi longtemps, ou mieux, durablement. Ils prouvent les élections, les modifications des statuts et les décisions antérieures.
Peut-on enregistrer une séance pour le procès-verbal ?
Seulement avec le consentement des personnes présentes. Quiconque, en tant que participant, enregistre sur un porteur de son une conversation non publique sans le consentement des autres participants se rend punissable (art. 179ter CP). Annoncez donc l’enregistrement à l’avance et obtenez l’accord de chacun. Effacez-le dès que le procès-verbal est approuvé.
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Statuts, calendrier, convocation et déroulement le jour de l'assemblée. Avec une liste de contrôle pour associations et fédérations.
État : octobre 2026. Cette page ne remplace pas un conseil juridique. La loi et les statuts font foi.