Ratgeber · Vorlage zum Herunterladen
Protokoll-Vorlage für Generalversammlung und Sitzung
Ein Protokoll hält fest, wer an einer Versammlung oder Sitzung dabei war, was beschlossen wurde und wer bis wann was erledigt. Es informiert alle, die nicht dabei waren, und belegt Wahlen und Beschlüsse auch Jahre später. Hier finden Sie eine Word-Vorlage für das Protokoll einer Generalversammlung und einer Vorstands- oder Teamsitzung. Dazu erfahren Sie, was in jedes Protokoll gehört und wer es unterschreibt.
Die Word-Vorlage für Ihr Protokoll
- Seiten 1 und 2: Protokoll einer ordentlichen Generalversammlung mit den 13 Traktanden aus unserer Vorlage für die Traktandenliste, je mit einem Satzgerüst
- Seite 3: Protokoll einer Vorstands- oder Teamsitzung mit Beschlüssen und Pendenzenliste
- Für General-, Mitglieder- und Delegiertenversammlungen, frei verwendbar und anpassbar
Word-Datei (DOCX), öffnet sich auch in LibreOffice und Pages.
Welche Protokollart passt?
Drei Arten kommen vor. Sie unterscheiden sich darin, wie viel vom Verlauf festgehalten wird.
| Art | Was festgehalten wird | Passt für |
|---|---|---|
| Beschlussprotokoll, auch Ergebnisprotokoll | Anträge, Beschlüsse mit Stimmenverhältnis, Wahlen und Pendenzen | Generalversammlung, Vorstands- und Teamsitzung |
| Verlaufsprotokoll, in knapper Form Kurzprotokoll | dazu der Verlauf der Diskussion mit den wichtigsten Argumenten | umstrittene Geschäfte, Strategiesitzungen, Sitzungen mit vielen Abwesenden |
| Wortprotokoll | jedes Votum im Wortlaut, oft nach einer Tonaufnahme | Parlamente, im Verein selten |
Für die meisten Versammlungen und Sitzungen genügt ein Beschlussprotokoll. Ein Verlaufsprotokoll lohnt sich, wenn später nachvollziehbar sein soll, wie ein Entscheid zustande kam.
Was in ein Protokoll gehört
Diese Angaben gehören in das Protokoll einer General- oder Mitgliederversammlung.
Name der Organisation, Art der Sitzung, Datum, Ort, Beginn und Ende
Vorsitz, Protokollführung und Stimmenzählende
Anwesende und Entschuldigte, die Zahl der Stimmberechtigten, die Präsenzliste als Beilage
die Feststellung, dass fristgerecht eingeladen wurde und die Versammlung beschlussfähig ist
die Traktanden in der Reihenfolge der Einladung
jeder Antrag im Wortlaut
jeder Beschluss mit Stimmenverhältnis, zum Beispiel «84 Ja, 2 Nein, 3 Enthaltungen» oder «einstimmig»
Wahlen mit Ergebnis und dem Vermerk, dass die Gewählten die Wahl annehmen
wer bei einem Geschäft in den Ausstand getreten ist
Pendenzen mit Zuständigkeit und Termin
Erklärungen, die jemand ausdrücklich zu Protokoll gibt
Ort, Datum und Unterschriften
Für Vorstands- und Teamsitzungen genügen Datum, Anwesende, Traktanden, Beschlüsse und Pendenzen. An einer Delegiertenversammlung halten Sie die Präsenz pro Sektion fest.
Delegiertenversammlung organisieren: Ablauf und Checkliste ↗Wer das Protokoll führt und unterschreibt
Drei Fragen, die Sie vor der Sitzung klären.
Protokollführung
Legen Sie vor der Sitzung fest, wer protokolliert. Im Verein ist das oft die Aktuarin oder der Aktuar. Wer die Sitzung leitet, sollte nicht gleichzeitig protokollieren. An einer grossen Versammlung hilft eine zweite Person, die Präsenz und Abstimmungsergebnisse notiert.
Unterschrift
Vorsitz und Protokollführung unterschreiben. Bei der Aktiengesellschaft und der GmbH schreibt das Gesetz das vor, im Verein nur dann, wenn die Statuten es verlangen.
Genehmigung
Im Verein genehmigt in der Regel die nächste Versammlung das Protokoll, als eigenes Traktandum. Vorstand und Team genehmigen es an der nächsten Sitzung oder schriftlich, etwa mit dem Satz «Das Protokoll gilt als genehmigt, wenn bis [Datum] keine Einwände eingehen.»
Was das Gesetz verlangt
Verein, Aktiengesellschaft und GmbH haben unterschiedliche Regeln.
Verein
Das Vereinsrecht (Art. 60 bis 79 ZGB) schreibt kein Protokoll vor. Regeln dazu stehen, wenn überhaupt, in den Statuten. Ein genaues Protokoll lohnt sich trotzdem. Verletzt ein Beschluss Gesetz oder Statuten, kann ihn jedes Mitglied, das nicht zugestimmt hat, innert eines Monats anfechten, nachdem es davon erfahren hat (Art. 75 ZGB). Dann zeigt das Protokoll, wer anwesend war und wie abgestimmt wurde.
Halten Sie auch den Ausstand fest. Ein Mitglied ist vom Stimmrecht ausgeschlossen, wenn es um ein Rechtsgeschäft oder einen Rechtsstreit zwischen ihm und dem Verein geht. Dasselbe gilt, wenn sein Ehegatte oder eine mit ihm in gerader Linie verwandte Person betroffen ist (Art. 68 ZGB). Wie Einladung, Anträge und Wahlen ablaufen, zeigt der Ratgeber Generalversammlung im Verein.
Aktiengesellschaft
Der Verwaltungsrat sorgt für das Protokoll der Generalversammlung. Es hält mindestens diese Punkte fest (Art. 702 Abs. 2 OR):
- Datum, Beginn und Ende sowie Art und Ort der Generalversammlung
- die vertretenen Aktien nach Anzahl, Art, Nennwert und Kategorie, mit Angabe der Aktien, die der unabhängige Stimmrechtsvertreter sowie Organ- und Depotvertreter vertreten
- Beschlüsse und Wahlergebnisse
- Auskunftsbegehren und die Antworten darauf
- Erklärungen, die Aktionärinnen und Aktionäre zu Protokoll geben
- relevante technische Probleme während der Versammlung
Vorsitz und Protokollführung unterschreiben (Art. 702 Abs. 3 OR). Aktionärinnen und Aktionäre können verlangen, dass ihnen das Protokoll innert 30 Tagen zugänglich gemacht wird (Art. 702 Abs. 4 OR). Auch für die Sitzungen des Verwaltungsrats ist ein Protokoll vorgeschrieben, das Vorsitz und Protokollführung unterschreiben (Art. 713 Abs. 3 OR).
GmbH
Für das Protokoll der Gesellschafterversammlung gelten die Vorschriften der Aktiengesellschaft entsprechend (Art. 805 Abs. 5 Ziff. 7 OR).
Protokoll schreiben: Schritt für Schritt
1
Vorbereiten. Übertragen Sie Traktanden und Anträge aus der Einladung in die Vorlage und legen Sie die Präsenzliste bereit. Eine Vorlage für die Einladung finden Sie im Ratgeber Traktandenliste.
2
Mitschreiben. Notieren Sie pro Traktandum den Beschluss, das Stimmenverhältnis, wer zuständig ist und bis wann. Die Diskussion fassen Sie in einem Satz zusammen oder lassen sie weg.
3
Nachfragen. Ist ein Antrag unklar, lassen Sie ihn vor der Abstimmung wiederholen. Wer etwas zu Protokoll geben will, diktiert den Wortlaut.
4
Ins Reine schreiben. Am selben oder am nächsten Tag, solange die Erinnerung frisch ist. Schreiben Sie kurze, ganze Sätze und nennen Sie Namen nur bei Anträgen, Wahlen und Zuständigkeiten.
5
Gegenlesen und unterschreiben. Die Sitzungsleitung liest gegen, danach unterschreiben beide.
6
Verschicken. Sitzungsprotokolle gehen innert weniger Tage an Teilnehmende und Entschuldigte. Im Verein erhalten die Mitglieder das Protokoll der Generalversammlung spätestens mit der nächsten Einladung. Dann muss es dort niemand vorlesen.
Protokoll einer Vorstands- oder Teamsitzung
Für interne Sitzungen genügt ein Beschlussprotokoll mit Pendenzenliste. Die Liste zeigt auf einen Blick, was offen ist und wer daran arbeitet.
| Nr. | Pendenz | Wer | Bis | Stand |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Offerten für den Versammlungsort einholen | [Name] | [Datum] | offen |
| 2 | Jahresrechnung der Revisionsstelle zustellen | [Name] | [Datum] | erledigt |
| 3 | Einladung mit Traktandenliste verschicken | [Name] | [Datum] | offen |
Setzen Sie die offenen Pendenzen als erstes Traktandum auf die nächste Sitzung. So bleibt jede Pendenz auf der Liste, bis sie erledigt ist. Für ein kurzes Teammeeting reicht oft die Pendenzenliste.
Muster zum Kopieren
Das Gerüst für die ordentliche Generalversammlung eines Vereins, mit den Traktanden aus unserer Vorlage für die Traktandenliste. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern, bei jedem Beschluss [Stimmen] durch das Stimmenverhältnis. Für eine Mitglieder- oder Delegiertenversammlung passen Sie den Namen an.
Protokoll der ordentlichen Generalversammlung [Jahr]
[Name des Vereins]
Datum: [Wochentag, Datum], [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
Ort: [Location, Adresse]
Vorsitz: [Name, Funktion]
Protokoll: [Name]
Anwesend: [Zahl] Stimmberechtigte, [Zahl] Gäste, Präsenzliste in der Beilage
Entschuldigt: [Zahl] Mitglieder
1. Begrüssung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
[Name] begrüsst die Anwesenden. Die Einladung wurde am [Datum] fristgerecht verschickt. Anwesend sind [Zahl] Stimmberechtigte, das absolute Mehr beträgt [Zahl]. Die Versammlung ist beschlussfähig.
2. Wahl der Stimmenzählenden
Gewählt werden [Namen].
3. Genehmigung der Traktandenliste
Die Traktandenliste wird ohne Änderungen genehmigt.
4. Protokoll der Generalversammlung vom [Datum]
Das Protokoll wird genehmigt und verdankt. [Stimmen]
5. Jahresbericht [Jahr]
[Name] stellt den Jahresbericht vor. Er wird genehmigt. [Stimmen]
6. Jahresrechnung [Jahr] und Bericht der Revisionsstelle
[Name] erläutert die Rechnung. Die Revisionsstelle beantragt die Genehmigung. Die Jahresrechnung wird genehmigt. [Stimmen]
7. Entlastung des Vorstands
Die Versammlung erteilt dem Vorstand Entlastung. [Stimmen] Die Vorstandsmitglieder stimmen nicht mit.
8. Budget [Jahr] und Mitgliederbeiträge
Das Budget wird genehmigt, der Mitgliederbeitrag beträgt [Betrag]. [Stimmen]
9. Wahlen
[Name] wird für [Amtsdauer] als [Funktion] gewählt. [Stimmen] [Name] nimmt die Wahl an.
10. Anträge des Vorstands
Antrag: [Wortlaut]. Der Antrag wird angenommen. [Stimmen]
11. Anträge von Mitgliedern
Es sind keine Anträge eingegangen.
12. Ehrungen
[Name] wird für [Anlass] geehrt.
13. Verschiedenes
[Informationen und Termine]. Es werden keine Beschlüsse gefasst.
Schluss der Versammlung: [Uhrzeit]
[Ort, Datum]
Vorsitz: [Name, Unterschrift]
Protokoll: [Name, Unterschrift]
Beilagen: Präsenzliste, [weitere Unterlagen]
Ihre Versammlung im Eventforum Bern
Planen Sie Ihre nächste General- oder Mitgliederversammlung in Bern? Im Eventforum Bern finden in der Eventhalle bis zu 380 Personen in Konzertbestuhlung Platz oder 136 an Seminartischen. Das Foyer für Empfang und Apéro schliesst direkt an. Wortmeldungen laufen über Mikrofone, so hören alle die Voten, und die Protokollführung kann sie zuordnen. Versammlungsleitung, Abstimmungen und Protokoll bleiben bei Ihrer Organisation.
Mehr dazu auf der Seite Generalversammlung und Delegiertenversammlung in Bern. Sie erhalten innerhalb von 12 Stunden eine individuelle Offerte.
Häufige Fragen zum Protokoll
Wie schreibt man ein Protokoll?
Übertragen Sie die Traktanden aus der Einladung in eine Vorlage. Notieren Sie während der Sitzung zu jedem Traktandum Beschluss, Stimmenverhältnis, Zuständigkeit und Termin. Schreiben Sie das Protokoll am selben oder am nächsten Tag ins Reine und verschicken Sie es nach dem Gegenlesen innert weniger Tage.
Wer unterschreibt das Protokoll einer Generalversammlung?
Vorsitz und Protokollführung. Bei der Aktiengesellschaft schreibt das Gesetz diese beiden Unterschriften vor (Art. 702 Abs. 3 OR), für die GmbH gilt das entsprechend (Art. 805 Abs. 5 Ziff. 7 OR). Im Verein regeln es die Statuten.
Muss das Protokoll an der Versammlung vorgelesen werden?
Nein, das Gesetz verlangt das nicht. Üblich ist, das Protokoll mit der Einladung zu verschicken oder aufzulegen und unter dem Traktandum «Protokoll» zu genehmigen. Prüfen Sie, ob Ihre Statuten etwas anderes vorsehen.
Wie lange muss man ein Protokoll aufbewahren?
Für Protokolle nennen weder das Vereinsrecht noch die Aufbewahrungsregel des Obligationenrechts eine eigene Frist. Diese verlangt zehn Jahre für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht (Art. 958f OR), Vereine wenden sie für ihre Buchführung sinngemäss an (Art. 69a ZGB). Bewahren Sie Protokolle mindestens so lange auf, besser dauerhaft. Sie belegen Wahlen, Statutenänderungen und frühere Beschlüsse.
Darf man eine Sitzung für das Protokoll aufnehmen?
Nur mit Einwilligung. Wer als Teilnehmerin oder Teilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne Einwilligung der anderen auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich strafbar (Art. 179ter StGB). Kündigen Sie eine Aufnahme deshalb vorher an und holen Sie das Einverständnis ein. Löschen Sie sie, sobald das Protokoll genehmigt ist.
Weitere Ratgeber
Alle Traktanden einer ordentlichen Generalversammlung erklärt. Mit Word-Vorlage für Einladung und Ablaufplan.
Einladung, Fristen, Anträge, Abstimmungen und Wahlen nach ZGB. Mit Rechenbeispiel zum absoluten Mehr und Mustern zum Kopieren.
Statuten, Zeitplan, Einladung und Ablauf am Versammlungstag. Mit Checkliste für Vereine und Verbände.
Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung, massgebend sind Gesetz und Statuten.