Ratgeber · Für Unternehmen, Verbände und Behörden
Tagung und Kongress planen
Eine Tagung oder ein Kongress mit 80 bis 250 Personen braucht mehrere Monate Vorlauf. Gute Termine und Räume sind früh vergeben, Referierende planen weit voraus, und die Einladung muss rechtzeitig in den Kalendern stehen. Dieser Ratgeber zeigt, wann Sie womit beginnen, worauf es bei Raum, Programm, Technik und Sprachen ankommt und was am Tag selbst und danach zu tun ist.
Zeitplan: wann Sie womit beginnen
Die Werte sind Richtwerte. Je mehr Tage, Sprachen und Referierende, desto früher sollten Sie beginnen.
| Schritt | Tagung, ein Tag, 80 bis 250 Personen | Kongress über mehrere Tage |
|---|---|---|
| Ziel, Budget und Datum festlegen, Raum reservieren | 6 bis 12 Monate vorher | 12 bis 18 Monate vorher |
| Programm entwerfen, Referierende anfragen | 4 bis 6 Monate vorher | 9 bis 12 Monate vorher |
| Hotelzimmer für Gäste reservieren | bei Bedarf 3 bis 6 Monate vorher | 9 bis 12 Monate vorher |
| Save the Date versenden | 3 bis 6 Monate vorher | 6 bis 12 Monate vorher |
| Einladung versenden, Anmeldung öffnen | 2 bis 3 Monate vorher | 4 bis 6 Monate vorher |
| Technik, Dolmetschen und Verpflegung festlegen | 6 bis 8 Wochen vorher | 2 bis 3 Monate vorher |
| Präsentationen einholen, Ablaufplan fertigstellen | 1 bis 2 Wochen vorher | 2 bis 4 Wochen vorher |
| Technikprobe | am Vortag oder am Morgen | am Aufbautag |
| Dank, Umfrage und Unterlagen versenden | in der Woche danach | in der Woche danach |
Beliebte Termine im Frühling und Herbst sind oft früh vergeben. Fragen Sie deshalb früh an, auch wenn das Programm noch offen ist.
Ziel und Zielgruppe
Halten Sie vor der Raumsuche fest, was der Anlass erreichen soll. Eine Fachtagung vermittelt Wissen, ein Verbandskongress fasst Beschlüsse und pflegt das Netzwerk, eine Kadertagung richtet die Führung auf gemeinsame Ziele aus. Daraus ergeben sich Programm, Dauer und Raumbedarf.
Schätzen Sie die Teilnehmerzahl als Spanne und notieren Sie, wer kommt, etwa Mitglieder, Fachleute, Gäste aus Politik und Verwaltung oder Teilnehmende aus anderen Sprachregionen. Klären Sie früh, wer Budget und Programm freigibt. Oft entscheiden Geschäftsleitung, Fachbereich und Kommunikation mit.
Datum und Raum wählen
Prüfen Sie beim Datum Schulferien, Feiertage und andere Anlässe Ihrer Branche. Für Verbände und Verwaltungen in Bern lohnt zudem ein Blick auf die Sessionen des Bundesparlaments.
- Kapazität je Bestuhlung. In Reihen haben zwei- bis dreimal so viele Personen Platz wie an Tischen. Fragen Sie nach der Zahl für die Bestuhlung, die Ihr Programm braucht.
- Räume für Gruppenarbeit. Laufen Workshops parallel, brauchen Sie Gruppenräume nahe beim Plenum.
- Foyer. Empfang, Pausen, Apéro und Ausstellung brauchen eine Fläche direkt neben dem Saal.
- Technik vor Ort. Präsentation, Mikrofone, Livestream und Dolmetschanlage, mit Betreuung während des Anlasses.
- Verpflegung. Catering im Gebäude oder direkt daneben spart Zeit in der Mittagspause.
- Erreichbarkeit. Öffentlicher Verkehr, Parkhäuser, stufenloser Zugang, Lift und rollstuhlgerechte Toiletten.
- Auf- und Abbau. Wann Sie in die Räume können und ob bei mehreren Tagen alles stehen bleiben darf.
Im Eventforum Bern bietet der Plenarsaal bis zu 380 Plätze in Reihen oder 136 Plätze an Tischen. Das Foyer liegt auf derselben Ebene, fünf Workshopräume im Untergeschoss erreichen Sie über Lift und Treppe. Vom Hauptbahnhof Bern fährt das PostAuto der Linie 101 bis zur Haltestelle Güterbahnhof.
Bestuhlungsarten mit Platzbedarf ansehen ↗
Programm mit Pausen und Puffern
Nach 60 bis 90 Minuten braucht es eine Pause. So viel Zeit sollten Sie dafür einplanen.
20 bis 30 Minuten
Kaffeepause, damit bei 200 Personen alle bedient werden und Zeit für Gespräche bleibt.
45 bis 60 Minuten
Mittagspause mit Verpflegung vor Ort.
5 bis 10 Minuten
Für jeden Wechsel zwischen Plenum und Gruppenräumen.
Nach dem letzten Programmpunkt
Ein Apéro gibt Zeit für Gespräche.
Bei mehreren Tagen
Am ersten Abend oft ein gemeinsames Essen oder eine Führung durch die Berner Altstadt. Fragen Sie bei der Anmeldung, wer daran teilnimmt.
Austausch und Verpflegung
Gespräche entstehen in den Pausen, wenn Platz und Zeit da sind. Stehtische und gut lesbare Namensschilder helfen dabei.
Im Eventforum Bern stehen Kaffee, Mittagsbuffet und Apéro im Foyer bereit. Die Verpflegung kommt vom Cateringpartner ZFV direkt nebenan.
Verpflegung an Tagungen ↗Referierende und Moderation
Fragen Sie Referierende früh an und schicken Sie ihnen ein kurzes Briefing mit Zielgruppe, Thema, Redezeit und Format. Legen Sie fest, bis wann die Präsentation eintrifft, und fragen Sie nach dem Bedarf an Technik, etwa Headset, Handmikrofon oder eigene Videos. Klären Sie Honorar, Spesen und Anreise sowie die Zustimmung, falls Sie aufzeichnen oder streamen.
Die Moderation führt durch den Tag, achtet auf die Zeit und leitet die Fragen aus dem Saal und von online. Laufen Sessions parallel, braucht jeder Raum eine Person, die durch die Session führt.
Technik, hybrid und Livestream
Legen Sie fest, ob alle Präsentationen von einem Laptop laufen oder ob Referierende eigene Geräte anschliessen. Ein zentraler Laptop spart Zeit beim Wechsel. Entscheiden Sie früh, ob der Anlass hybrid wird oder nur gestreamt. Bei einer hybriden Tagung reden die Teilnehmenden online mit, bei einem Livestream schauen sie zu. Für Fragen von online braucht es eine Person, die sie sammelt und in den Saal bringt.
Im Eventforum Bern sind zwei 4K-LED-Wände, Kameras und die Livestream-Infrastruktur fest installiert, für die Übertragung gibt es eine eigene Bandbreite. Referierende lassen sich über Microsoft Teams oder Zoom zuschalten. Das Technikteam ist beim Aufbau, bei der Probe und während des Anlasses vor Ort.
Hybrid und Livestream ↗Dolmetschen bei mehrsprachigen Tagungen
Legen Sie für jeden Programmpunkt fest, in welcher Sprache gesprochen wird, in welche Sprachen gedolmetscht wird und in welcher Sprache die Folien erscheinen. Für Simultandolmetschen braucht es Kabinen, eine Anlage mit Empfängern und ein Dolmetscherteam. Bei längeren Einsätzen arbeiten Dolmetschende in der Regel zu zweit pro Sprache. Buchen Sie das Team früh und schicken Sie ihm Programm, Präsentationen und eine Liste mit Namen und Fachbegriffen.
Im Eventforum Bern sind Dolmetscherkabinen mit Televic-Technik fest installiert, die Anlage unterstützt bis zu vier Sprachen. Das Dolmetscherteam organisieren Sie selbst. Für Vorträge auf Hochdeutsch, Englisch oder Französisch gibt es zudem das KI-Dolmetschen PONTAVOX.
KI-Dolmetschen mit PONTAVOX ↗
Einladung und Anmeldung
Ein Save the Date sichert den Termin. Die Einladung folgt mit Programm, Ort, Anreise, Anmeldeschluss und allfälligen Kosten. Im Anmeldeformular fragen Sie ab, was Sie für die Planung brauchen.
Schicken Sie wenige Tage vorher eine Erinnerung mit Programm und Anreise. Nicht alle Angemeldeten erscheinen, bei kostenlosen Anlässen meist mehr als bei kostenpflichtigen. Klären Sie mit Location und Catering, bis wann Sie die Zahl anpassen können.
- Name, Organisation und Funktion für Namensschilder und Teilnehmerliste
- Teilnahme vor Ort oder online
- Wahl der Workshops oder Sessions
- Sprache, falls gedolmetscht wird
- Ernährungswünsche und Unverträglichkeiten
- Bedarf an stufenlosem Zugang oder anderer Unterstützung
Am Tag selbst
Ein Ablaufplan hält für jeden Programmpunkt Zeit, Raum, zuständige Person und Technik fest. Geben Sie allen Beteiligten dieselbe Fassung und verteilen Sie die Rollen vorher.
Gesamtleitung
Sie entscheidet, wenn etwas vom Plan abweicht, und ist für alle erreichbar.
Empfang und Akkreditierung
Namensschilder, Teilnehmerliste und genug Personal im Eingangsbereich, damit sich vor Beginn keine lange Schlange bildet.
Referierende und Moderation
Eine Person begleitet die Referierenden zur Technikprobe und zum Auftritt; bei hybriden Anlässen moderiert jemand auch für die Teilnehmenden online.
Technik, Catering und Location
Eine Ansprechperson hält den Kontakt zu Technik, Catering und Location und meldet Änderungen am Ablauf.
Plan B
Überlegen Sie vorher, was geschieht, wenn eine Referentin ausfällt, ein Zug Verspätung hat oder eine Präsentation nicht startet. Eine Kopie aller Präsentationen auf einem USB-Stick, ein kurzes Ersatzprogramm und eine Liste mit Telefonnummern helfen in vielen Fällen.
Mehrere Tage und nach dem Anlass
Bei mehrtägigen Anlässen im Eventforum Bern bleiben Technik, Bestuhlung und Material über Nacht stehen, für Kisten, Roll-ups und Unterlagen gibt es einen Lagerraum. Die Zugangszeiten am Morgen werden für jeden Anlass vereinbart. Mehr dazu auf der Seite Mehrtägige Tagungen und Kongresse.
Danken Sie Referierenden und Teilnehmenden in den ersten Tagen nach dem Anlass. Eine kurze Umfrage mit fünf bis acht Fragen bringt mehr Antworten als ein langer Fragebogen. Stellen Sie Präsentationen und Aufzeichnung bereit, sofern die Referierenden zugestimmt haben. Halten Sie in einer kurzen Nachbesprechung fest, was gut lief und was Sie ändern. Damit beginnt die Planung für das nächste Mal.
Checkliste für Ihre Tagung
Zum Abhaken in der Vorbereitung, vom Ziel bis zum Dank nach dem Anlass.
Ziel, Zielgruppe und Budget festgehalten
Datum geprüft und Raum reserviert
Programm mit Pausen und Puffern erstellt
Referierende bestätigt und informiert
Save the Date und Einladung versandt
Anmeldung mit Sessions, Sprache und Ernährungswünschen eingerichtet
Technik, Livestream und Dolmetschanlage mit der Location festgelegt
Dolmetscherteam gebucht und mit Unterlagen versorgt
Verpflegung und Apéro bestellt, definitive Zahl gemeldet
Bei mehreren Tagen Übernachtungen geklärt
Ablaufplan erstellt, Rollen verteilt, Plan B besprochen
Technikprobe gemacht
Dank, Umfrage und Unterlagen nach dem Anlass versandt
Tagung und Kongress im Eventforum Bern
Im Eventforum Bern führen Verbände, Behörden und Unternehmen ihre Tagungen und Kongresse durch. Plenarsaal, Foyer und Workshopräume liegen im selben Gebäude, und während Ihres Anlasses findet kein zweiter statt.
Senden Sie Datum, Personenzahl und Programm über die Buchungsanfrage. Sie erhalten innerhalb von 12 Stunden eine individuelle Offerte.
Häufige Fragen zur Tagungsplanung
Wie lange im Voraus plant man eine Tagung?
Für eine eintägige Tagung mit 80 bis 250 Personen sind 6 bis 12 Monate ein guter Vorlauf, für einen Kongress über mehrere Tage 12 bis 18 Monate. Beliebte Termine im Frühling und Herbst sind oft früh vergeben.
Was ist der Unterschied zwischen Tagung, Kongress und Konferenz?
Die Begriffe überschneiden sich. Eine Tagung behandelt meist ein Fachthema an einem oder zwei Tagen. Ein Kongress ist grösser, dauert oft mehrere Tage und hat parallele Sessions. Eine Konferenz ist ein Treffen von Fachleuten oder Entscheidungsträgern mit Diskussion; im Englischen steht «conference» auch für Tagung und Kongress.
Was gehört zum Rahmenprogramm einer Tagung?
Meist ein Apéro nach dem letzten Programmpunkt, bei einem Kongress über mehrere Tage zusätzlich ein Abendprogramm wie ein gemeinsames Essen oder eine Führung. Halten Sie es so, dass die Teilnehmenden am nächsten Morgen ausgeruht sind.
Braucht es für einen Kongress eine Kongressorganisation?
Nicht zwingend. Mit einem klaren Zeitplan und verteilten Rollen lässt sich eine Tagung auch mit einem kleinen Team organisieren. Eine Kongressorganisation entlastet, wenn viele Referierende, Hotelkontingente, eine Ausstellung oder Teilnahmegebühren zu betreuen sind.
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Stand: Oktober 2026. Die Zeitangaben sind Richtwerte aus der Planungspraxis, massgebend sind Programm und Termin Ihres Anlasses.